メールアーカイブは重要な情報資産、だから安全な保存が必要です
全社のメールが保存されたメールアーカイブは機密情報やプライバシー情報など守らなければならない 情報が集約されています。 メールアーカイブを安全に維持することは企業の責務です。すべての操作ログを 取得することで、管理者による不正や操作ミスなど万が一の事故が発生した時に原因の究明ができるのは もちろん、事前にアナウンスしておくことで未然に不正行為の防止が期待できます。
多くの場合、アーカイブされたメールは永久に保存するわけではありません。 保存コストやITリソースを 考慮の上、法令等に適合する範囲で一定の保存期間を決め、その期間が経過したデータは破棄していくのが 一般的な運用となります。 しかし、意図しない操作ミスなどにより、本来保持する必要があるデータを 削除してしまうといった問題もあります。
IT部門のシステム管理者はそのコンピュータにおける管理者権限を持っていますので、アーカイブされた すべてのメールデータにアクセスすることができます。 しかし組織のメールデータには、機密情報やプライバシーに 関わるものも少なくありません。例え信頼のあるシステム管理者であっても、不要な疑いを避ける意味でも システム的な操作権限とメールコンテンツの閲覧権限を分離が望ましい場合があります。
MailStoreでは、システム管理者に対して、アーカイブ領域やメールデータの操作といった通常の権限はそのままに、 メール本文の閲覧だけをブロックすることができます。 システムの運用に支障を及ぼすことなく、万が一の情報の流出も防ぐことができ、 システム管理者と監査者の権限を明確に分離することができます。
MailStoreで取得した操作ログはWindowsのイベントログへ出力されます。例えばメールの検索の場合、 誰がどのようなキーワードで検索したか、といった内容も記録されます。 Windowsのイベントログへ出力 されますので、MailStoreの管理者であっても不用意にログを削除することができないのはもちろん、 特定のイベントの監視したり、内容に応じて通知を行うといった仕組みも簡単に実現できます。
