テレワークでのメール利用:活用事例


プロフィール

業 種: システムインテグレータ

社員数: 800名


お客様の声

無理だとあきらめていた、PC内のメールも含む過去のメールデータへアクセスできるようになり、テレワークの生産性が向上しました。


MailStore導入の背景

新型コロナによる自粛要請により、テレワークを急遽導入する必要が生じました。その中で、業務を円滑に行うために、お客様とのお取引や案件のやりとりを把握するための、過去メールへのアクセスをどのように行うかが課題となっていました。


当社では、以前外部のクラウドサービスから、メールをPOPで受信していたため、過去メールの半数近くは、クライアント端末のメーラーにのみ存在しています。また、現在は、クラウドサービスの利用から、自社でオンプレミスのIMAPサーバーへ変更しています。メール形式が混在していて、更にメーラーの中の過去メールもアーカイブできる製品は、MailStoreだけでした。

一度アーカイブしたメールは、エンドユーザー自身が、ブラウザやメーラー、専用ソフト、スマートフォンを経由してアクセスする事ができ、返信が必要なメールについては都度リストアする事ができます。

過去メールの管理にMailStore Serverのアーカイブを活用する事で、業務の生産性を大幅に向上させる事ができました。

MailStore Serverを選択した理由

ユーザーが個々に必要なメールを確認し、必要に応じてリストアできる、メールアーカイブ製品を探していました。すると、メールアーカイブ製品の多くには、次のような問題がある事が分かりました。


  • メールアーカイブ製品導入後にやりとりしたメールはアーカイブできるものの、既に受信済のメールのアーカイブには対応していない
  • 監査を目的としているため、システム管理者向けのユーザーインターフェイスしか用意されていない
  • メールデータを復元する際、メールをファイル形式でダウンロードする事まではできても、リストアするにはダウンロード後、メールクライアントでインポート操作が必要となるため、ユーザーにとっては煩雑で難しい操作となってしまう

そんな中、目に留まったのが、MailStore Serverでした。MailStore Serverはユーザーによるメールアーカイブへのアクセスを前提している点で今回の要件にぴったりだと思いました。

MailStore Serverを使ったバックアップとリストア

MailStore Serverを社内のサーバーへインストールし、MailStore Clientという専用ソフトを全クライアント端末へインストールしました。


各ユーザーによるメーラー内の過去メールをアーカイブ

MailStore Clientという専用クライアントソフトを使うと、次の流れで個々のメールデータをアーカイブする事ができました。


  1. 「Eメールのアーカイブ」メニューからOutlookを選択
  2. Outlookのプロファイル名を選択
  3. アーカイブするメールフォルダを選択
  4. アーカイブプロファイル名を入力

送受信メールを社内メールサーバーのIMAPフォルダからアーカイブ

今後送受信するメールについては、社内のメールサーバーへIMAP接続し、定期的にアーカイブを行うよう設定しました。

アーカイブ取得後、メールサーバー上の古いメールは自動削除し、メールサーバーの負荷を軽減する事もできました。また、アーカイブしたメールデータは、MailStoreで内部的にユーザー毎に振り分けられるため、管理者側での操作を行う必要はありませんでした。

一度設定を行うと、次回以降は、「アーカイブプロファイル」を クリックするだけでアーカイブが行えるようになりました。


アーカイブへのアクセス

社外からも、MailStoreへアーカイブされた個人のメールデータへは、様々な方法でアクセスする事ができました。


  • 専用ソフト「MailStore Client」
  • Outlookアドイン
  • PCやスマートフォンからのブラウザアクセス
  • MailStore搭載のIMAPサーバーへのアクセス

返信したいメールをOutlookへリストア

アーカイブメールに対して、返信等の処理を行う場合は、2クリックでリストアし、返信する事ができます。

  1. リストアしたいメールフォルダまたは個々のメールを右クリックしてエクスポートを選択
  2. Outlookのプロファイル名を選択

メールのバックアップにはMailStoreがおすすめです