OutlookのPSTやメールデータを保護:活用事例

当社では数年前より標準のメールクライアントとしてOutlookを使用しているのですが、 受信メール数の増加に伴って、データファイル(PSTファイル)が壊れてしまい、メールが 読めなくなってしまう障害が多く見られるようになりました。 もちろん、ユーザーには、なるべく不要なメールは削除するよう推奨し、定期的なバックアップ も推奨していますが、ユーザーにとっては余計な作業負担となってしまう為、運用の徹底は 難しいのが現実でした。

当社ではお客様とのお取引や案件のやりとりの多くを電子メールで行っており、メールデータの 損失による業務への影響は大きく、メールデータの保護は大きな課題となっていました。

目的はメールデータの保護、つまりバックアップだったので、最初はバックアップ製品を検討していました。ただし、今回の場合、バックアップ製品では次のような問題がある事が分かりました。

• リストアする時の操作がユーザーには難しい
• メール単位でのリストアができない
• メールの検索ができず、中身が確認できない

そこで、ユーザーが個々に必要なメールをリストアできるよう、メールアーカイブ製品の検討を始めました。すると、メールアーカイブ製品の多くには、次のような問題がある事が分かりました。

• 監査を目的としているため、システム管理者向けのユーザーインターフェイスしか用意されていない
• メールデータを復元する際、メールをファイル形式でダウンロードする事まではできても、リストアするにはダウンロード後、メールクライアントでインポート操作が必要となるため、ユーザーにとっては煩雑で難しい操作となってしまう

そんな中、目に留まったのが、MailStore Serverでした。MailStore Serverはユーザーによるメールアーカイブへのアクセスを前提している点で今回の要件にぴったりだと思いました。