MailStore

MailStore Server

70,000社以上の企業が採用したメールアーカイブのスタンダード

関税法改正によるメールの保存義務について

役割別MailStoreのメリット

MailStore Serverが、役割別にどのようなメリットがあるのかをご紹介します。

エンドユーザーにとってのMailStoreのメリット
システム管理者にとってのMailStoreのメリット
経営者にとってのMailStoreのメリット


エンドユーザーにとってのMailStoreのメリット

エンドユーザーにとってのメリット



1. 自分のメールへスマホやリモートからいつでもアクセス

 MailStore Serverで取得したメールアーカイブは、管理者からだけでなく、各利用者からもアクセスして頂けます。アクセス方法も複数用意されており、専用クライアントソフトMailStore Clientはもちろん、スマートフォンやブラウザ、Outlookからも、通常のメールボックスと同じようにアクセスできます。

MailStore内のメールは、ワンクリックで指定のメールアドレスへ配送したり、Outlookの受信ボックスへエクスポートできるため、メールソフトの容量を抑えるため、3年以上経過したメールについては全てMailStoreへアーカイブし、メーラーからは自動削除しておき、必要に応じてアーカイブからエクスポートする、といった運用も行えます。

リモートワークの導入で、過去のメールを確認しにくいといった課題に対しても、MailStoreを御利用頂く事で対応する事ができます。


エンドユーザーにとってのMailStoreのメリット

2. 簡単操作と必要なメールがすぐに見つかる高速検索

MailStoreは管理ツールもご提供していますが、直観的で分かりやすい画面になっていて、Outlookなどのメーラーと同じように操作が行えます。

加えて、MailStoreは、高速な検索エンジンが特徴の1つとなっていて、200,000通のメール検索が約1秒で行えます。(環境により異なります) 

検索は、添付ファイルの中にある日本語文字列にも対応しており、例えば添付ファイルの中に「請求書」という文字列があるものを検索することもできます。このため、従来メーラーで行っていたメール検索をより高速に便利に活用する目的でMailStoreを併用するお客様も多くいらっしゃいます。




MailStoreはドイツのMailStore Software GmbHが開発したソフトウェアです


システム管理者にとってのMailStoreのメリット

システム管理者にとってのメリット



1. メールサーバーの負荷を軽減し、更にデータも圧縮

 MailStore Serverには、アーカイブ後の自動削除機能も搭載されており、自動削除対象も、アーカイブ済で10年以上経過したメール、等、細かな設定が行えます。まずはこれで、メールサーバーを圧迫していたディスク用量を開放できます。併せて、MailStoreは、圧縮技術と、内部的な重複チェック機能を搭載しているため、データ容量はアーカイブ前に比べ平均60%ほどのサイズへ圧縮されます。

データサイズが小さくなるため、定常的なバックアップに必要な時間なども短縮でき、作業効率を改善できます。


ストレージ関連技術

2. 細かな権限設定で柔軟にアクセス管理

細かな権限設定で柔軟にアクセス管理

MailStore Serverのデータには、管理者だけでなく各利用者からもアクセスできるため、メールアーカイブを法令順守だけでなく、業務補助としても活用できます。部下がやり取りしたメールのアーカイブを上司からも確認できるようにする、といった、複数ユーザーのメールアーカイブに同時にアクセスする事もできます。そのため、情報共有や業務の引継ぎにもMailStore Serverを活用できます。

退職者が以前やり取りしていたメールデータへ後任者がアクセスできれば便利ですが、後任者によってこのデータを変更したり削除されてしまっては困ります。 MailStore Serverでは、各自のメールデータに対し、必要な情報を必要な人だけがアクセスできるよう細かな権限設定が行えます。



3. 保存ポリシーでメールデータの分離や自動削除にも対応

 MailStore Serverで取得したメールアーカイブの格納先は、期間やサイズに応じて新規に作成する事ができます。格納先は運用中であっても他のハードドライブ等へ移動させたり、必要に応じて再度MailStoreへ接続したりする事ができるので、10年以上に渡る期間のデータであっても、効率よく運用が行えます。

保存ポリシーを設定する事で、一定期間内はメールアーカイブの削除が行えないように構成する事できますので、一定期間保持しなくてはいけないデータについて、その完全性を保証できるようになります。

反対に、GDPRでは、一定期間を超えたデータを削除する必要性を提示していますが、こうした法令にもMailStore Serverは対応しており、例えば7年を超えた特定のメールを自動削除する事もできます。


エンドユーザーにとってのMailStoreのメリット


MailStoreは30日間無償で評価版プログラムをお試し頂けます


経営者にとってのMailStoreのメリット

経営者にとってのメリット



1. コンプラインスや訴訟対応

退職者などに、会社が訴訟を起こされた際、メールのやり取りなどの記録は重要な証拠になります。メールのアーカイブを保持する事により、リスクが軽減できるのはもちろん、情報漏えいリスクの軽減にも貢献できます。

 MailStore Serverで取得したメールアーカイブは、暗号化された状態で保存され、改ざん防止機能により、その完全性も保証されています。そのため、コンプライアンス対策としても便利に御利用頂けます。

開示要求があった際には、MailStoreの持つ高速検索の技術により、必要なメールをすぐに検索できます。更に、リーガルホールド機能により、開示要求を受付後、一定期間変更を防ぐ事もできます。

データが改ざんされておらず、削除もされていない状態を保証できるため、コンプライアンスや訴訟にも対応できます。


エンドユーザーにとってのMailStoreのメリット

2. メール保存を義務化する法令にも対応

エンドユーザーにとってのMailStoreのメリット

  関税法が平成24年度に改正され、これまで全て紙で残す必要のあったデータの一部が、電子メールに置き換えできるようになりました。海外からの輸入を行っていた場合、輸出入関税に関する電子メールは、紙のデータの代わりに利用でき、紙の場合と同様、5年間の保存が義務付けされました。 保存したデータは、要求があった際、すぐに取り出せるようにしておく必要もあり、こうした法令への対応に、メールアーカイブサーバーが便利に活用できます。

また、GDPRでは、一定期間を超えたデータを削除する必要性を提示していますが、こうした法令にもMailStore Serverは対応しており、例えば7年を超えた特定のメールを自動削除する事もできます。




3. 圧倒的なコストパフォーマンス

 MailStore Serverは、自社内にサーバーを用意してソフトウェアをご購入頂くか、クラウドサービスかを選択でき、どちらの場合も最小ユーザー数は5ユーザーと、少人数の環境であっても導入しやすくなっています。

アーカイブも自動取得でき、運用負荷も最小限で済むので、管理コスト等も含めて、圧倒的なコストパフォーマンスを実感していただけます。


エンドユーザーにとってのMailStoreのメリット

MailStoreは30日間無償で評価版プログラムをお試し頂けます

MailStore活用事例


Exchangeのメールアーカイブ
  • 複数の方式で確実なメールアーカイブ
  • サーバーからアーカイブ済データの自動削除
  • AD連携で運用も自動化
証拠文書の保存
  • 改ざん防止機能と監査ログの取得でメールの完全性を保証
  • 1年毎、4半期毎、等、一定期間毎に保持できるアーカイブデータ
  • 運用開始後のストレージ追加が行えるため、初期設計の負荷を大幅に削減
メールバックアップ
  • Outlook, Thunderbird, eml, msgなどのメールデータを相互に変換してエクスポート
  • パソコンやメーラーの入れ替えに伴うメールデータの移行にも
  • IMAPのフォルダ構造も維持したままでアーカイブ
社内の情報共有
  • アクセス権を追加する事で退職者のメールへ上司のみがアクセスする事などが可能
  • グループメンバーに権限を与える事で受信メールの共有にも活用
  • メーラーでは行えない添付ファイル内の文字列検索機能など、利便性も向上

MailStoreは30日間無償で評価版をお試し頂けます