MailStore の提供するアーカイブ方式は1つではありません。環境や目的に応じて様々なアーカイブ方法を提供しています。MailStoreのアーカイブは、1種類しか選択できない訳ではなく、目的に応じて、複数の方法で同時にアーカイブを行って頂く事もできます。
MailStoreを使ったメールアーカイブの特長
1. メールを一元的にアーカイブできる
送受信したメールを中央のアーカイブに集約して保存できます。Microsoft 365、Google Workspace、Exchange、MDaemonなど、さまざまなメール環境からアーカイブできます。
そのため、
- 社員がメールを削除してしまった
- PCを交換した
- メールボックスの容量が不足した
- 過去の担当者のメールを確認したい
といった場合にも、アーカイブから必要な情報を確認できます。
2. 過去のメールを高速検索できる
MailStoreの大きなメリットの一つが高速な全文検索です。
メール本文だけでなく、添付ファイルも検索対象にでき、送信者・受信者・件名・キーワードなどから過去メールを探せます。
例えば、
「3年前に○○社へ送った見積書を探したい」
という場合でも、キーワードなどから対象メールを絞り込めます。
「過去メールを探すのに時間がかかる」という企業には特にメリットがあります。
3. メールを原本に近い形で保存できる
MailStoreでは、アーカイブしたメールを元のメールと同一内容で保存し、必要に応じて復元できます。
さらに、SHAハッシュやAES-256暗号化などを利用して、アーカイブデータの改ざん対策も行われています。
4. 法令・内部統制・コンプライアンス対策に活用できる
企業では、
- 取引メールを一定期間保存したい
- 退職者のメールを確認したい
- 監査時に過去のメールを提示したい
- メールの改ざん・削除を防ぎたい
- 社内の情報管理を強化したい
といったニーズがあります。
MailStoreには保存期間を設定するRetention Policy（保持ポリシー）や、削除を一時的に禁止するLegal Hold、監査ログなどの機能があります。
5. メールサーバーの負荷・容量を抑えやすい
アーカイブしたメールを一定のルールに従ってメールサーバー側から削除することで、メールサーバーに保存されるデータ量を減らす運用も可能です。
つまり、
メールサーバー＝現在使うメール
MailStore＝過去のメールを保管する場所
という役割分担ができます。
6. メールを簡単に復元できる
アーカイブしたメールは、必要になったときにユーザー自身で復元できます。
MailStoreにはワンクリックリストアの機能があり、アーカイブからメールをメールボックスへ戻すことができます。
7. 特定のメールシステムに依存しにくい
Microsoft 365、Google Workspace、Exchange、MDaemonなど、複数のメール環境に対応しています。
そのため、
「メールサーバーを変更したら、過去メールをどうする？」
という問題にも対応しやすくなります。
また、アーカイブしたメールは標準形式でエクスポートできるため、長期的なデータ利用にも配慮されています。
クラウドやメールサーバーからのアーカイブ
Microsoft 365からのアーカイブ
Microsoft 365で送受信したメールは、複数の方法でアーカイブできます。ユーザーが自身のメールボックスを個別にアーカイブするのはもちろん、管理者が全社員分のメールアーカイブを取得する事もできますし、MailStore Gatewayをメールの配信経路に配置して、全ての送受信メールをアーカイブすることもできます。
もちろん、先進認証やAzure ADとの連携も行え、既存環境を変更する事なく、柔軟な導入が行えます。
Google WorkSpaceやGmailからのアーカイブ
Google Workspaceのメールも、マルチドロップメールボックスかMailStore Gatewayを使う事で、取りこぼしなくアーカイブする事ができます。管理者が社員のアーカイブを一括で取得する事もできます。
管理者以外にも、各ユーザーは自分がGmailでやり取りしたメールボックスをアーカイブする事ができます。
MDaemonからのアーカイブ
MDaemonメールサーバーからのアーカイブも、MailStoreで簡単に行え、ユーザー毎のメールボックスや社内のメールボックスの一括アーカイブにも対応しています。MDaemonのアーカイブ機能とコンテンツフィルタを併用する事で、全ての送受信メールのアーカイブも漏れなく行う事ができます。
Exchangeサーバーからのアーカイブ
MailStoreはExchange Server 2013, Exchange Server 2016, Exchange Server 2019に対応しており、Exchangeのジャーナルメールボックスを使用して、送受信メールはもちろん、パブリックフォルダや共有フォルダのメールもアーカイブできます。
IMAP/POP3によるメールアーカイブ
MailStore Serverから既存のメールサーバへIMAPやPOP3などでアクセスし、メールを取得します。IMAPやPOPでアクセスできるメールサーバーであれば既存環境を変えずにメールアーカイブを行えます。
メールファイルの直接アーカイブ
EMLやMSG, OutlookのPST, MBOXといったメールデータファイルを直接メールサーバー上からアーカイブする事ができます。
メーラー（Eメールクライアント）からのアーカイブ
MailStore クライアントをユーザーのPCへインストールすることで、OutlookやWindows Live Mail、Thunderbirdなどのメールクライアントから直接MailStore Serverへメールをインポートすることができます。既にユーザが取り込んでいるメールデータのアーカイブを取得したい場合やメールサーバを介さないでアーカイブを取得したい場合に便利です。