メールアーカイブは、永久に必要なものではなく、多くの場合、法令等で保有期間が決まっています。例えば関税法では、受発注に関わるメールを最大7年間保存する事が義務付けられていますが、7年間、ユーザーが一度も誤操作でメールを削除しなかった、と保証するのは難しいのではないでしょうか。
こうした場合に備えて、MailStoreには「保持ポリシー」機能が搭載されています。この機能を使用すると、例えば、経理部門がやりとりしたメールを、7年間は削除不可、としたり、個人情報を10年経過後に自動削除、といった処理が行えるようになります。
ポリシーは複数所有する事ができ、各ポリシーの優先度を指定する事ができます。
ポリシーは、具体的には次のように指定する事ができます。
- orderという文字列を含む添付ファイルを持つメールは、5年間削除不可
- order@domain.com がTo, From, CCへ含まれるメールは、アーカイブから10年経過したら自動削除
上記の1にマッチするメールは、5年経過すると、（削除不可でなくなるため）管理者が手動で削除できるようになります。2にマッチするメールは、アーカイブから10年を超えると自動削除されます。これは、空き容量を保持するために使用されたり、また、GDPRといった、個人情報の削除が求められる法令への対応にも必要となっています。
ポリシーの数が増えてくると、意図せずメールが削除されてしまうリスクも生じてきます。こうした場合に備えて、MailStoreには、アーカイブされたそれぞれのメールが、保持ポリシーのどれかに該当するかどうかを確認する機能が搭載されています。アーカイブされたメールのプレビュー画面の「保持詳細」ボタンをクリックすると、該当ポリシーの有無と、該当ポリシーがあった場合は今後どのように処理されるのか、が表示されます。
