電子帳簿保存法におけるメール保存のポイントと方法

メールは、変更した場合にその履歴を残すか、そもそも編集できない状態での保管が必要です。メーラーの場合は、不要なメールを削除したりする事も当然運用の1つとして都度発生するため、メーラーとは切り離したシステムである必要があります。

メールは最低7年間、保管しておく必要があります。メーラーであっても、常時バックアップを取得しておき長期間運用する事もできますが、最初から1年単位で保管先を分けて保管してくれるメールアーカイブなら、1年単位のバックアップなどもでき、例えば10年後など、7年を超えた後の運用も楽に行えるようになります。

税務調査の際、最低限、取引先名、日付、金額での検索ができる事が必要です。メーラーでも取引先名や日付を検索する事はできますが、金額については添付されたPDFの請求書の中にしか記載されていない場合も多いのではないでしょうか。こういった検索要件についても、添付ファイル内の文字列検索機能を搭載したメールアーカイブ製品なら、悩む必要はなくなります。もちろん、長期間保管したメールを検索する事になるので、検索の処理速度も重視するべきでしょう。