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メールの電帳法対応とは

クラウドでもオンプレミスでも、過去のメールも安全に長期保存

電子帳簿保存法の改定とは?

2022年から施行の予定だった改定ですが、2024年まで、2年間の猶予措置をとる事が決定しました。ただ、2年以内には、この改定に対応できている必要があるのです。

全ての事業主が対象

所得税や法人税を納税している全ての事業主が行う取引の内、メールやダウンロード等、紙以外の方法で受け取る全データが対象です。

大きく3種類の管理が必要

取引書類は、大きく、紙・メール・ダウンロードの3つの方式に分類して管理されていくことになります。保管期間は7年間。長期間なので、運用の規則やシステムの事前整備がポイントになってくると考えられます。

罰則規定もあり

電子データになると、偽装などが発生するリスクがあるため、こうした行為により、過小申告があった場合には、これに対する重加算税に、更に10%が加算されます。

電子メールはどう保管するべき?

電子メールでの取引は、基本的に電子メールのままで行う必要があります。電子メールのまま、というと、普段お使いのメーラーをイメージする方もいらっしゃると思いますが、現実的にはメールアーカイブが唯一のソリューションではないでしょうか。

メールの電子帳簿保存法対応のポイントを、メールアーカイブとメーラーの比較と併せて解説してみます。

編集できない又は変更履歴を残したデータ保存

メールは、変更した場合にその履歴を残すか、そもそも編集できない状態での保管が必要です。メーラーの場合は、不要なメールを削除したりする事も当然運用の1つとして都度発生するため、メーラーとは切り離したシステムである必要があります。

7年から10年間の保管

メールは最低7年間、保管しておく必要があります。メーラーであっても、常時バックアップを取得しておき長期間運用する事もできますが、最初から1年単位で保管先を分けて保管してくれるメールアーカイブなら、1年単位のバックアップなどもでき、例えば10年後など、7年を超えた後の運用も楽に行えるようになります。

金額、日付、取引先での検索要件

税務調査の際、最低限、取引先名、日付、金額での検索ができる事が必要です。メーラーでも取引先名や日付を検索する事はできますが、金額については添付されたPDFの請求書の中にしか記載されていない場合も多いのではないでしょうか。こういった検索要件についても、添付ファイル内の文字列検索機能を搭載したメールアーカイブ製品なら、悩む必要はなくなります。もちろん、長期間保管したメールを検索する事になるので、検索の処理速度も重視するべきでしょう。

メールアーカイブのポイントとMailStoreが選ばれるワケ

メールを電子帳簿保存法にも対応した形式で管理するなら、MailStoreがお勧めです。MailStoreはドイツのMailStore社が開発したメールアーカイブ製品で、現在世界で80,000社が導入しています。

MailStoreはオンプレミスとクラウドの2種類で提供していて、お客様の規模や用途に合わせて柔軟にお選び頂けます。

削除禁止と監査ログ

MailStoreは指定した期間メール削除を禁止する事もでき、管理者やユーザーが誤ってメールを消してしまうリスクを防ぎます。管理者が設定変更を行った際には、これを全て監査ログへ記録します。

改ざん防止機能と暗号化

アーカイブしたメールは、改ざん防止機能に加え、全てが自動で暗号化されて保管されるため、盗難されたとしてもこれを読み込む事はできません。

後から追加できるストレージ

MailStoreは運用開始後もストレージ追加が簡単に行えます。クラウドサービスでも、年単位でデータを分離しておき、必要に応じて再度読み込むといった運用が行えます。

添付の文字列も高速検索

MailStoreはOffice文書やPDFに記載された文字列も検索対象とする事ができます。そのため、メールに関する運用は一切変更する必要がありません。

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