通常、複数の人にメールを送ろうとすると、宛先に複数のアドレスを入力して送信しなくてはなりません。 メーリングリストとは、例えばsales@…というアドレスにメール送信する事で、それに紐づけられた個人全員にメールが配信される、という仕組みです。
現在、ほとんどの企業では、メールと併せて、このメーリングリストも運用しています。MDaemon Messaging Serverにはメーリングリスト機能が標準搭載されており、用途に合わせて様々な機能がご利用頂けます。
MDaemonのメーリングリスト機能
メーリングリスト毎の管理者を指定
MDaemonは、作成したメーリングリスト毎に管理者設定を行う事ができます。 指定された管理者が、ブラウザベースの管理ツールRemote Administrationでログインすると、対象のメーリングリストに対して、メンバーの追加や削除を始めとした設定が行えるようになります。
AD/ODBC連携
メーリングリストを作成した後、ActiveDirectoryの組織情報と関連付することで、メーリングリストのメンバーの自動追加や自動削除が行えます。また、この時「メールアドレスを持っているユーザーのみをメーリングリストのメンバーとして登録する」といった属性設定も行えます。頻繁に部署間の異動が発生する企業ユーザー様の多くにご利用頂いている機能の一つです。
IMAPフォルダの共有
MDaemonには、パブリックフォルダという、IMAPのメールボックスを複数のユーザーで共有する機能が搭載されています。これを利用して、メーリングリスト宛のメールのコピーを、指定したパブリックフォルダへ、配信のタイミングでコピーすることができます。これで、メーリングリスト宛のメールは、メンバー用にまとめて保存され、更に便利にお使い頂けます。
メーリングリストの活用例
社内の連絡網としてメーリングリストを使用
ほとんどの企業でメーリングリストは、社内連絡網として使われています。部署やグループ毎にメーリングリストを作成し、 運用している企業がほとんどです。社内でメーリングリストを運用する場合、元々社内で管理しているグループや組織情報と、 メーリングリストを関連付けすることで、2重管理による煩雑さを防ぐことができます。
不特定多数へ情報を届けるためメーリングリストを
ホームページを見た人が、自分のメールアドレスを登録する事で、自動的にメーリングリストへ参加でき、情報が定期的に送られてくる、といった使い方もあります。 このような使い方のメーリングリストは、「公開メーリングリスト」と呼ばれる事もあります。
公開・非公開メーリングリストの仕組みと活用例についてはこちら
メールを使った購読と購読解除
公開メーリングリストで、ユーザーの追加や削除を行うのに、都度管理者が管理画面に接続して操作する必要があると、運用負荷が極端にかかってしまいます。そこで、MDaemonでは、メールの本文の一行目に[Subscribe」または「Unsubscribe」といった記述を行い、メーリングリスト宛に送信することで、ユーザーの自動登録や自動解除を行える仕組みを提供しています。
このとき、メーリングリスト毎に管理者の設定も行え、この管理者へ、ユーザーの登録時やユーザーの解除時、自動でメール通知されるよう、設定することも可能です。
特別な取引先との情報交換にメーリングリストを使用
特定の取引先や、パートナーとの情報交換用に、メーリングリストを活用することもできます。誰でも投稿（メール送信）できるのではなく、メンバーのみが投稿できるメーリングリストもあり、これを、「非公開メーリングリスト」と呼んだりします。
公開・非公開メーリングリストの仕組みと活用例についてはこちら
社内・社外のアドレスを様々な方法で登録
メーリングリストへのメンバー登録は、「メールアドレスを直接追加」「CSVファイルからのインポート」「AD/LDAPとの同期」等、複数の方法で柔軟に行えます。
存在しないアドレスをメンバーから自動削除
配信中に致命的なエラーが発生したり、メールが正常配信されず、一定時間以上リトライキューへ入ったままになると、そのアドレスが無効とみなされ、自動的にメンバーリストから削除されます。 社外のアドレスを管理していると、メーリングリストからの削除が忘れがちになりますが、この機能を有効にすることで、メール配信の失敗も最小限に抑える事ができますし、リストもより正確な状態を保持できます。