メールアーカイブ選択のポイント

アクティブアーカイブの例

• メールサーバーの負荷を減らすため、3年以上前のメールはメールサーバーから別のサーバーへ移動させ、ユーザー毎に閲覧できるようにしたい。

• 社内のメールサーバーがWindowsとLinuxの混合環境である事に加え、SaaSなど異なるシステムが混在しているため、メールデータを一カ所に集めてエンドユーザーの運用を楽にしたい。

• 個々のユーザーがメールでやりとりしている「受発注情報」だけを通常のメールボックスとは別のところに保管しておき、パソコンの故障や業務の引継ぎでも利用したい。

　　　　

アーカイブ製品選択のポイント

上記のようなニーズに対して、製品を選択する際、何を基準にしたらいいのか、選定ポイントをご紹介します。

クライアント向け検索機能

例えばメールサーバー内の古いメールをアーカイブサーバーへ移動して保管した場合、エンドユーザーとしては、通常アクセスしているメールデータとは異なるデータへアクセスする必要が生じてきます。ここで、「今までの運用の方がよかったのに！」と思われてしまっては、アーカイブの利用が浸透しません。そこで、アクティブアーカイブで重要視するポイントの1つ目は、アーカイブデータの検索機能です。検索対象として、本文だけでいいのか、添付ファイルの中身も検索対象とするのか、等も、事前に決めておくと検討しやすくなります。

アーカイブデータを複数サーバーで管理したり、複数個所へ分散させる事ができる製品もありますが、この場合に、検索方法や検索速度にどのような違いが生じるのかも、事前に確認しておくようにしましょう。

検索性能は、データのインデックス方法によっても大きく変わってきます。添付ファイルをインデックスできるのかどうかや、インデックス対象をどこまでカスタマイズできるのかも、後の運用において重要なチェックポイントです。

クライアントからのアクセス方法

ブラウザ経由での管理画面や専用エージェントに加え、普段使用しているメーラーからもメールアーカイブのデータへアクセスできるようなら、エンドユーザーが感じる違和感を最小限に留められるので、メールアーカイブ製品の導入がスムーズに行えます。

アーカイブデータのリカバリ方法

アーカイブされたデータを、エンドユーザーがどの位簡単に、元のメールデータとして使う事ができるのかも、事前に必ず確認しておくべきポイントです。

対応しているメールサーバーとメールボックス形式

複数システムのデータを一カ所にまとめようとすると、必要になるのは、これら複数データ全てに柔軟に対応したアーカイブサーバーという事になります。対応しているメールサーバーがどの位あるのかや、対応していない場合にはどのようなメールボックス形式に対応しているのか、を、確認しておくと、運用がイメージしやすいのではないでしょうか。

権限設定の柔軟性

業務の引継ぎにメールアーカイブのデータも利用したい、といった場合、例えばユーザーAがユーザーBのデータへアクセスできるようにする、等、アクセス権を柔軟に設定できるかどうかも、アクティブアーカイブのためには重要なポイントです。

部署異動や社員の入れ替わりが激しい組織においては、ADやLDAPなどのユーザー情報を同期できると、ユーザー情報が自動更新され、運用が煩雑になりにくくなります。

アーカイブデータ毎に管理者権限を特定の部署へ持たせる、といった、アクセス権を柔軟に細分化できるかどうかも、大きな組織であればある程、重要なポイントになってきます。

メールマガジン

月に1回程度、不定期に製品の最新情報をお届けしています。メールアドレスをご記入の上、右側のボタンを押してください。