Outlookでメールの送受信ができなくなったりした経験はないでしょうか？また、PSTファイルが…といったメッセージが表示された事はないですか？ここでは、Outlookの.pstファイルの説明や、送受信トラブルの対策をご紹介します。

.pstファイルとは？

.pstファイルとは、Microsoft Outlookでメールや予定表などのアイテムをパソコンに格納するのに使用される個人用フォルダファイルです。これは、電子メールをPOP3、IMAP、HTTP（Webベース）で使用している場合に生成され、全てのデータが1つのpstファイルとして保存・管理されます。

この.pstファイル、実はファイルサイズの上限があります。サイズの上限はOutlookのバージョンによって以下のように異なります。

Outlookのメール送受信時のトラブルや起動時のトラブルは、その多くが.pstファイルが原因で起こります。ファイルサイズの上限に達してしまうケースが最も多く、次に多いトラブルが、.pstファイルが破損した事によるものだそうです。これだけ大きなサイズのファイルが常に更新されている訳ですから、破損がまれに発生するのも、納得してしまいますが。。

Outlookの.pstファイルが破損した場合の対処法

ファイルが破損してしまった場合の対処法として、以下の2つをご紹介します。

MicrosoftのPSTファイル修復ツールを実行する

Outlookをインストールすると、ScanPST.exeという修復ツールが一緒にインストールされます。これを使って多くの場合、Outlookの修復が行えます。ただし時間が相当かかるので、業務時間外に実行するのがお勧めです。

• Outlook 個人用フォルダー ファイル (.pst) を修復する方法(Microsoft)

PSTファイルを再生成する

以下の手順でPSTファイルを再度作ります。左側に「個人用フォルダ」メニューが追加され、元のメールはここから確認できます。ただしPSTファイルが完全に破損している場合はメールの参照はできません。

1. Outlookが起動していない事を確認し、pstファイルのファイル名を「Outlook.pst」から「Outlookbackup.pst」などの名前へ変更し、変更した後Outlookを起動します。
2. 「Outlook.pstは見つかりません」と表示されたら、OKボタンをクリックし、「個人用フォルダを作成または開く」から「開く」をクリックします。
3. 「Microsoft個人用フォルダの作成」画面で「OK」をクリックします。
4. 「このプロファイルの新着メールが配信される場所が変更されました・・・」のメッセージが表示されたら「はい」をクリックします。
5. 新しい受信トレイが作成され、送受信メールはこのフォルダへ配信されます。ただし、以前のメールはこの受信トレイにはありません。
6. 最初に名前を変更したpstファイル (Outlookbackup.pst) を選択し「OK」をクリックします。

 

Outlookの.pstファイル破損を未然に防ぐには

Outlookのトラブルやパフォーマンスの低下の大きな原因は、メール数の増加に
伴うPSTファイルの肥大化です。これを未然に防ぐ方法をご紹介します。

MailStoreを使ってメールデータを別の場所へ移動する

MailStoreを使うことで、大半を占める過去のメールデータをアーカイブとして
サーバーへ保存し、ローカルのPSTファイルからは削除することができます。

例えば、1年以上前のメッセージのみをPSTファイルからメールアーカイブとして移動させる事ができます。

最近のメールデータはローカルのPSTファイルに、めったに参照しない過去のメールデータはアーカイブに、といったように保存先を分けることで、PSTファイルの
サイズを小さく維持し、Outlookを常に快適にご利用いただくことができます。

なお、PSTファイルは、メール数が減ってから、一定期間以上アイドル状態になると自動的に圧縮されます。