メールアーカイブのメリットを教えてください。

主に２種類のメリットがあるかと思います。

（１）犯罪抑制・私用メールの抑制

メールアーカイブを使うと、その人がどんなメールを受信・送信していたのかをその人の所有しているパソコン以外からでも確認することができます。

通常メールボックスからメールを削除すればどんなやりとりをしていたかなんてわかりませんが、メールアーカイブを利用すればパソコン以外の別の場所に同じメールを保存しておけるため、パソコンでは削除したはずのメールも保存され続けるため復元することができます。

例えばメールアーカイブを利用しているパソコンから下記のようなことをしていたとします。

・自分のプライベート用パソコンのメールアドレス宛に会社のお客様の個人情報が入った内容のメールを送信した。
・法に触れるような内容をメールでやり取りした。
・仕事中に社内のパソコンから彼女と頻繁にメールで連絡を取り合っていた。

自分のメールボックスではこれらのメールを全て削除したとしても、メールアーカイブ機能を利用すればこの消したはずのメールを確認することができてしまうのです。

またメールアーカイブはメールを貯め込むだけではなく、フィルタリングと称してメールや添付のファイルの中身を検閲することができるため、この機能を使えば全ての送受信メールを確認することができます。セキュリティポリシーに違反しているメールや個人情報・機密情報などを含むメールをみつけることができ、また電子メールでやりとりした経緯を「証拠文書」として提出することもできます。

「このパソコンからのメールの送受信が見られてしまう」ということが始めからわかっていれば、情報漏えいなどの犯罪や私用のメールをする人が減少し、犯罪抑制・私用メールの抑制につながるはずです。

（２）メールを確認することができる

メールアーカイブは別の場所にメールを貯めておくことができ、メールの送受信や添付のファイルの中身を検閲することができます。

例えばこんな場合でも役にたつはずです。

例１）突然パソコンの電源が入らなくなってしまい、今までのメールが全く見れなくなってしまった。

→メールアーカイブを利用していれば、万が一パソコンが壊れてメール画面が見れなくなってしまったとしても、貯めていたメールを確認することができます。

例２）社員の人が突然事故にみまわれ長期入院が必要となってしまい、誰も引き継ぎの説明を聞くことができなかった。

→メールアーカイブを利用していれば、その人のメールの送受信内容を確認することができるため、どんな仕事をしていたかなどある程度把握することができます。