メールアーカイブとはなんですか?

 

メールアーカイブとは、社内のメールサーバーを通して送信受信される全てのメールおよび添付ファイルを別の場所にコピーして貯めておくことができる機能です。

またメールを貯め込むだけではなく、フィルタリングと称してメールや添付のファイルの中身を検閲することができます。

 

この機能を使えば全ての送受信メールを検閲し、セキュリティポリシーに違反しているメールや個人情報・機密情報などを含むメールをみつけることができます。

また電子メールでやりとりした経緯を「証拠文書」として提出することもできます。

 

メールが紛失してしまってもアーカイブからメールを復元することができ、この仕組みを従業員が知っていることにより情報漏えいなどの犯罪抑制効果も期待することができます。

私用メールの抑制にもつながり、業務効率向上も期待できるのです。

 

『メールのアーカイブは、J-SOX法(※)を見据えた大企業が行うためのもの』と思っている方も多いかもしれませんが、メール紛失対応や情報漏えいに対する抑制など、企業規模問わず様々な効果が見込まれます。

 

 

 

 

※J-SOX法とは?

 

アメリカにあるSOX法の日本版です。

SOX法とはアメリカで制定された法律で、エンロン事件をきっかけに企業の内部統制の重要性が再認識され、企業改革法として制定されました。

 

SOX法には以下の事項が義務付けられます。

*財務報告に係る内部統制の有効性を評価した「内部統制報告書」の作成

*公認会計士などによる内部統制監査を受けること

 

このアメリカの制度が「SOX法」と呼ばれているため、日本でも内部統制に関する法律(金融商品取引法)がJ-SOX法(日本版J-SOX法)と呼ばれています。

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