そもそもテレワークとは？
昨年から、コロナウィルスの影響で、外出自粛が呼びかけられ、テレワークの需要が急に伸びてきているわけですが、そうは言っても準備期間が少なく、ただ社員に休暇を与えているだけになってしまっているケースも多いのではないでしょうか。
テレワークとは、会社という場所にとらわれず、社外や自宅、サテライトオフィスなどで働く事です。
テレワークのメリットとデメリット
テレワークのメリットについては、一般的には次のようなものが挙げられています。
- 災害発生時、感染症の流行時といった、通勤が困難な場合であっても、テレワーク環境を整備する事で事業継続が確保できる
- 育児や介護などによる離職を防止し、雇用を確保できる
- 通勤に係る時間やコストを削減できる
ただし、テレワークには実際に様々な課題があります。マネージャや経営者の方は、同じ悩みを持つ事が多いのではないでしょうか。
- 社員同士で対面での確認が行えない
- 必要な情報へのアクセスが制限される
- 帰属意識の低下
- 家族やテレビなどが原因での集中力の低下
テレワーク環境を理想の職場環境に近づけるためには、従業員と経営者、それぞれにポイントがあります。
テレワークは、技術的な側面が多く紹介されていますが、実状は、技術的な側面よりも、従業員や管理職の方のモチベーション管理が重要なのではないでしょうか。
従業員がテレワークの活用で成功するための10のポイント
1. 設備を整え、設備を言い訳にしない
まずは社外で社内と同様に働けるよう、最低限次のような設備を整えておく必要があります。
- パソコンやスマホ
- インターネット回線
- 社内データへの安全な接続方法
- メールへのアクセス
- 仕事用電話回線
もちろん、職種や場所によって必要な設備は異なりますが、リストアップして、必要に応じ会社へ相談してみましょう。
ただし、設備や環境を仕事ができない言い訳にはしないようにしましょう。環境が悪くなった事が理由で生産性が落ちる方は、多分そもそもテレワークに向いていません。
2. 仕事する場所を決めておく
仕事する場所=オフィスという事ではありませんが、寝室で寝起きのまま仕事をした場合、普段の生産性を維持できるかというと、難しいのではないでしょうか。 働く場所と寝る場所を分ける、程度の意識は必要かと思います。
3. 仕事の時間を決めておく
テレビのある場所で仕事をしていて、いつの間にかテレビを見てしまっていた経験はありませんか？お子様が近くにいて、いつの間にかそちらにかかりきりになってしまっていた経験はありませんか？
定常業務時間と同じ時間を確保できそうにない場合は、自宅以外の場所で働く事を検討してみるのもお勧めです。
4. タスクごとの計画を立てる
毎日仕事を始める前に、タスクを優先度で並べ替え、それぞれに予想される時間を割り当ててみましょう。タスク毎に計画を立てる事で、後の進捗確認や、今後の計画策定に役立ちます。
5. 普段以上にコミュニケーションを優先する
対面のコミュニケーションに比べ、文字列のみだとニュアンスが伝わりにくい事があります。もちろん、メールでのコミュニケーションも重要ではありますが、オンライン会議なども併用し、これまで行った事のないくらい頻繁なコミュニケーションを行ってみましょう。
6. 働き方の柔軟性を生かす
リアルタイムでのコミュニケーションが不要な業務や職種の場合は、自分にとって最も生産性の高い時間に仕事をするのもお勧めです。最終的な期日と求められている品質を満たせる事が最低条件ではありますが。4.のタスク毎の計画を立てるのと、同時に進めてみてはいかがでしょうか。
7. 進捗状況を記録する
会社への報告を目的にするのではなく、自分自身の生産性維持のために、進捗状況を記録しましょう。
日報を記録するシステムや、スクリーンショット等を定期的に取得するような監視システムもあります。監視システムも、生産性を図る指標にもなるので、せっかくなので活用してみてはいかがでしょうか。
8. 仕事の邪魔になる事・物を遠ざける
自宅にいると、プライベートで行いたい事なども出てくるでしょう。ただし、それをやってしまうと、仕事の生産性は落ちてしまうので、ご家族にも協力してもらい、仕事中には話しかけないようにしてもらいましょう。
9. 説明や報告を怠らない
不明な点があったときは、マネージャーや同僚に積極的に確認しましょう。方向性が違ったままで仕事を進めても、結果として誰のためにもなりません。軌道修正は早めに行いましょう。
10. 休憩をとる
だらだらと仕事をしていると、生産性も落ちますし、無駄に忙しいというイメージだけが残ってしまいます。メリハリをつけるためにも、定期的に休憩をとりましょう。
経営者やマネージャがテレワークにおける管理業務で成功するための10のポイント
1. 指示する内容を明確にする
離れた場所にいるメンバーを管理するには、指示内容を明確にしておく必要があります。
2. 進捗を定期的に確認する
進捗を正しく把握する事で、追加要員を検討したり、問題を分析する事ができるようになります。
3. 必要な時いつでも相談できる窓口を用意する
悩んだときにすぐに相談できるよう、常に連絡が取れる状態を作ります。連絡が取れないと相談もできませんし、仕事をさぼりがちになるのではないでしょうか。
4. 理由や目的を詳しく説明する
誤解のないよう、できる限り詳しい理由やバックグラウンドを説明するようにしましょう。
5. 双方向のコミュニケーションを大切にする
ビデオ会議システムの常時利用や、メッセンジャーツールの活用で、コミュニケーションが双方向でとれる仕組みを構築しましょう。
6. 返信や意見を求める
発信した情報に対するフィードバックを求めましょう。メンバー一人一人の意見を聞く事が必要です。
7. 情報は全メンバーへ発信する
メンバー毎に情報に偏りがあると、平等ではないという思いから、メンバーの不満につながります。全メンバーに同じ情報を発信し、透明性を確保しましょう。
8. 成果物を例も交えて伝える
方向性に違いが出てしまわないよう、指示する仕事については、期待する成果物を、具体例も加えて説明しましょう。
9. 日報管理用のシステムを活用する
勤務表や日報を記録するシステムを用意し、リモートでの仕事管理にも活用しましょう。スケジュール管理システムなども、互いの状況をクリアにするのに便利です。
10. 社員を信じる
細かい指示でタスクを管理するよりも、タスクの実行方法は個人で考えてもらい、割り当てた仕事を求める品質で提出してくれる事を信じましょう。