株式会社プロネット

導入の経緯

株式会社プロネット様では、卸売業者を対象に、深夜や土日の受注業務を 代行して行う、「受注代行サービス」を提供しています。

サービスの提供にあたり、プロネット様では次のような課題を抱えていました。

• 課題1：夜間対応や受信データの振り分け作業にかかる運用負荷

夜間や土日にFAXデータを大量に受信するため、紙のデータをファイリングする 必要がありました。
受信FAXを人手で管理するのは、煩雑になってしまう可能性もありますし、何よりも一人一人の運用負荷を懸念していました。

• 課題2：FAX機器や紙データのコスト

お客様により異なるFAX番号を持っていることから、FAX回線は20回線以上で サービス提供を行うことを考えていました。
回線毎に用意するFAX機器のコストや、その後の運用で必要となる紙のコストを 懸念していました。

ソリューション

運用負荷が改善され、セキュリティも強固に

FAX番号毎のデータの振り分けは、RelayFaxで自動化できたため、紙データのファイリングや、夜間対応のためだけに、人員を 確保する必要がなくなりました。
また、人手でFAXデータを管理する場合、人的ミスの可能性や、紙データの紛失などによる 情報漏えいについても検討する必要がありましたが、そういった心配がなくなりました。
更に、受信したFAXデータのコピーを 保管できるため、紛失の心配もありません。結果的に、セキュリティの向上にもつながりました。

総合的に、大幅なコストダウンを実現

ペーパーレス化した事によるコストダウンに加え、FAX機の購入が不要になったことで、初期費用も大きくコストダウンできました。
サーバーに障害があった場合には、予備サーバーで業務が継続できるよう冗長構成も行っています。
それでも、RelayFaxは、 FAX回線の数に応じたライセンス費用の変更がなく、1サーバーライセンス毎のFAX回線数は無制限であったため、23回線を RelayFax1台で運用することができました。総合的に、大幅なコストダウンにつながったと実感しています。