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なぜメールアーカイブが必要なのか?必要性を徹底解説

メールアーカイブ

ビジネスにおける連絡手段としてメールは不可欠なものとなっています。
「メールアーカイブ」の機能を使うことで、より効率的に連絡業務を行うことができますが、その必要性についてよく理解している方は少ないように感じます。

この記事ではメールアーカイブがなぜ必要なのかについて詳しく解説していきます。

メールアーカイブとは

メールアーカイブ機能はGmailやOutlookやThunderbirdなど有名なメールソフトに備わっていますが、その機能についてよく分かっていない人もいるかと思います。

「メールアーカイブ」とは、ユーザーが選択したメールを普段保存しているサーバーとは別の場所に移動させて保存し、受信トレイに表示させない機能のことです。
「アーカイブ」とは安全にデータを保存するという意味であることからも分かる通り、メールを削除しているのではなく、別のサーバーに移動させて保存しています。

ビジネスにおいて、取引先などとのメールが受信トレイに大量に溜まって、目的のメールを探し出すことができないという経験をしたことがある方もいるのではないでしょうか?
メールアーカイブ機能を使ってメールを別の場所に保存することで、必要なときに必要なメールをすぐに取り出すことができます。
このようにメールアーカイブは「別の場所に保存すること」が目的なのではなく、メールを「必要なときに取り出す」ことを目的とした機能なのです。

 

メールアーカイブでないとできない事

メールアーカイブ機能がどういう目的で利用できる機能であるかについて解説しましたが、「通常のメール機能だけで問題ないのではないか」と思う方もいるのではないでしょうか。

実際はメールアーカイブ機能がないとできないことがあり、具体的には以下の4つの例を挙げることができます。

  • メールが「削除されていない事」「改ざんされていない事」の証明
  • メールを必要時に1通単位でリストア
  • 全てのメールを「長期保存」
  • 社内からの情報漏えいに対する抑止力になる

それではそれぞれの必要性について詳しく解説していきます。

 

その1: メールが「削除されていない事」「改ざんされていない事」の証明

メールアーカイブ機能を使うことですべてのメールデータを保管することができるため、それはメールが削除されてない事や改ざんされていないことの証明になります。メールが改ざんされていないことの証明は、関税法の改正や電子帳簿保存法の改定に伴ってより必要とされるようになりました。

平成24年7月1日に関税法が改正され、海外と取引を行う業者は取引に関係する書類を電子上に5〜7年の間保管する義務が課せられるようになりました。
また2024年からの電子帳簿保存法の改定に伴って、全ての事業主は取引の内容をメールなど紙以外のデータで保存しておく必要がでてきました。
そのため会社の取引履歴を、改ざんされていない状態で保存するためにメールアーカイブのデータ保存機能が必要とされているのです。

メールアーカイブを使うことで、不要なメールを削除する作業の際に誤って重要なメールを消してしまわないよう、メーラーとは別の場所に保存することができます。
このように別の場所で保存することでメールを削除してしまうことを防ぎ、長期間保存、管理することで改ざんされていない証明をすることができるのです。

 

その2: メールを必要時に1通単位でリストアできる

メールアーカイブ機能を使うことで必要に応じてメールを1通単位からリストアすることができます。
アーカイブ機能ではなくてバックアップ機能を使えばよいのではないかと考える人もいるかと思いますが、そもそも「アーカイブ」と「バックアップ」は目的が違います。

「バックアップ」は何か非常事態が起きた際にメールデータを元に戻すことを目的としています。

それに対して「アーカイブ」は先ほども解説した通り、必要な時にメールデータを取り出すことを目的としています。

したがってバックアップでは補うことのできない機能がアーカイブには備わっています。
また社内サーバーでメールのバックアップを取っている場合、サーバーがダウンしてしまうとメールデータを失ってしまう可能性があります。

しかし、メールアーカイブを使用していれば、社内サーバーがダウンしていてもメールデータを失うことがなく保存することができるのです。

 

その3: 全てのメールを「長期保存」

メールアーカイブはバックアップと違い大量のデータを保存することができるため、社内の全てのメールを長期にわたって保存することができます。

メールを長期保存することで企業はコンプライアンスを強化することができ、内部統制の質も上げることができます。
なぜなら全てのメールを保存していることで監査や法令による情報開示の必要性が出てきた場合、すぐに必要なメールを取り出すことができるようになるからです。
また社内で何かしらのトラブルが発生した場合、メールアーカイブのメール検索機能をつかうことで、原因の究明を早急におこなうこともできます。

 

その4: 社内からの情報漏えいに対する抑止力になる

メールアーカイブには外部からの攻撃を未然に防ぐ機能があるため、情報漏洩の抑止力になります。

メールアーカイブのデータを管理している場所では受信メールを逐一監視しています。
万が一プログラムに害を与えるマルウェアによる外部攻撃を検知した場合、すぐにその攻撃をブロックしてくれるのです。
また近年、メールの誤送信による情報漏洩も問題になっています。

メールアーカイブには送信した後のメールでも、送信を強制解除することができる機能が備わっているため、そのような誤送信による情報漏洩を防ぐことができます。

 

まとめ

メールアーカイブとは一体どういうものなのか、なぜ導入する必要性があるのかについて詳しく解説してきました。

メールには社内情報や取引履歴など様々な情報が記載されているため、不用意に削除することなく大切に保管しておく必要があります。

メールアーカイブにはメールデータを長期間、安全に保存することができるための機能が備わっています。

関税法や電子帳簿保存法の改定に伴ってメール保存方法が見直されているこの機会に、メールアーカイブの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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