クラウドサービスのメールアーカイブ:活用事例


プロフィール

業 種: 情報サービス業

社員数: 300名


お客様の声

 クラウドサービス移行前、移行後のメール、更にクライアント端末に取り込んだ過去のメールまでもが、1カ所にまとめてアーカイブでき、管理も大変楽になりました。


MailStore導入の背景

 弊社では、約1年に、メール環境をクラウドサービスへ移行し、Office Web Appsによるブラウザ上でのOfficeファイルの編集もできるようになり、社員から好評でした。 そんな折、諸般の事情により、会社のコンプライアンス強化のため、これまでの文書に記述したルールだけでなく、実際に定期的なチェックや検索までを5年間は行える仕組みが必要となりました。



 最初は、現在利用しているクラウドサービスのプラン、ユーザーあたりの料金(7,920円/年)からアーカイブが取れるプランへの変更(21,600 円/年)への変更を検討しました。 しかしながら、検討を重ねていくと、次の事が分かりました。

  • プランの変更により、アーカイブ機能の追加以外にもできることは増えるのですが、正直なところ、必要なのはアーカイブ機能だけのために、大きなコスト増になること。
  • 退職者のメールアーカイブを残すには、実利用の有無を問わず、そのアカウントの契約は残し続けなければならないこと。

 試算してみると、現在の約300ユーザーで、約200万円/年から約600万円/年となり、毎年400万円以上のコスト差がかけて行なうアーカイブ!?という疑問が湧いてきました。 (加えて、以後の5年間は入社する方のアカウントは増えても、退職者のアカウントは アーカイブを残すために減らせないので、その差は開く一方。。。)


 そこで、他のメールアーカイブの取得方法について、次の2つのパターンを検討しました。

  1.  メールアーカイブに特化した、他のクラウドサービスを利用する
  2.  自社内のメールアーカイブサーバを立ち上げる

A.メールアーカイブに特化した、他のクラウドサービスを利用する


パターンA.でのクラウドサービスの検討では、次の2つの点が挙がりました。

  1.  意外とメールアーカイブに特化したサービスがなく、メールサーバ機能の延長(オプション)となっていることが分かりました。いっそ、メールアーカイブを付けても全体予算が低いサービスへの乗り換えも検討したものの、一年前にクラウドサービスへの移行をしたばかりで社員からのブーイングが予想されることもさることながら、なにより、時期によって過去のメールがある場所が違うというのが、社員の混乱を招くため、却下しました。
  2.  現在のクラウドサービスで使用しているユーザー認証と別物となり、各ユーザーに更にパスワード管理を求めることが難しいと考えました。結果、パスワード管理がおざなりになると、クラウド上にアーカイブされたメールが危険に晒されてしまうため、却下しました。

メールアーカイブの要件

先の検討結果から、パターンBの検討を進めるにあたり、必要な要件が次のように 挙がりました。


  1. クラウドサービス移行前、移行後のメールをまとめて1カ所に集約できること
  2. 社員にこれ以上のパスワード管理を求めないように、社内のActiveDirectoryと連携できること
  3. その運用管理が可能な限り容易であること

 特に要件3)は、情報システム部としてのもので、以前のメールサーバ環境の時には、担当できるものが限られていた点と、一度は減った社内のサーバ数(運用負荷)に、これから追加するのだから、日々のバックアップやユーザー管理、障害時の復旧や保存領域の追加が容易でないと、そもそもクラウドサービスへ移行した意味がなくなるという点で、必須のものでした。

3つの要件を全て満たしたMailStoreを採用

そして、いくつかのメールアーカイブ製品を調べた結果、MailStore Serverに 行き着きました。 理由は次の通りです。


社員で行う設定が不要で、たった2つのルールだけでアーカイブが行える事


 社員一人ひとりにアーカイブに向けた設定を行ってもらうことは現実的でなく、こちらで社員のパスワードも分からないため、クラウドサービス内の「メールフロー」にて次のルールを作成しました。

  • "すべてのメッセージ" を "メッセージをBCCで送信する..."
  • [email protected]ドメイン名 宛てに転送

 MailStore が良かったのは、このall-archiveユーザーのメールを取り込んだ際、個々のメールの宛先、差出人を解釈して、MailStore Server上のユーザー毎に展開してくれる点でした。

この機能により、社員一人ひとりに自分のメールアーカイブだけを簡単に参照してもらえるようになりました。

これまでのメールのアーカイブも取得できること


 社内で持っていたメールサーバは、Linux上でのPOP/IMAPサーバで使用し、なるべく社員には、POPを使ってサーバにはメールを溜めすぎないようにお願いしていました。ただ、社外からもメールを見るために、IMAPを使っている社員も3割ほどいました。


 結果、社員のPCに保存されているメールもあれば、以前のメールサーバ内にあるメールもある。そして、この1年利用してきたクラウドサービス上にもメールがある。という分散状況でしたが、MailStore を使って集めることができました。


 IMAPサーバ上とクラウドサービス上のメールは、MailStore サーバから直接取得でき、社員のPCに保存されているメールは、MailStoreクライアントを入れてもらい、社員ごとにバラバラだった、Outlook Express、Windowsメール、ThunderBirdのメールソフトに関わらず、過去のメールを吸い上げることができました。


 特に、POPを使っていた社員からは好評で、PCの移行や故障の時に安心だといわれる一方、PCの故障にあっていた社員からは「なんでもっと早く...」とも言われてます。


 この機能は、他のメールアーカイブ製品ではあまり見かけなかった機能でした。


 以前のメールサーバもIMAPユーザーだった社員のために、残してきましたが、MailStoreへ取り込んだ後に、メールを削除する機能も選択できたので、使用ディスク容量を見ながら、取り込みが完了したユーザーと既に退職したユーザーとの区別がつけられ、取りこぼしなく全ユーザーのメールをアーカイブできたのを確認したのち、以前のメールサーバを停止させることができました。


 アーカイブのためにサーバが増えると思っていたのですが、結果的に一台停止できたので、トータルでプラスマイナス0となりました。

システム管理が思っていたよりも簡単だったこと


 製品紹介で、データベースを使っているとの記述があったので、そのバックアップやリストアには、複雑な手順が必要なのだと思っていました。


 さらに、保存領域が不足した時のディスクの追加なども心配していたものでした。評価版をダウンロードして、社内の仮想環境で試してみたところ、ディスクの追加も簡単に行え、利用者側のアカウントからみると、追加したディスクを意識させずに、アーカイブや検索、エクスポートを行うことができました。これはありがたかったですね。


 また、サーバ障害を想定したリストアのテストにおいても、再インストール後のバックアップリカバリにおいて、想像していた「データベースへのインポート」は不要で、バックアップファイルをコピーしたフォルダを管理画面から指定するだけですぐにバックアップ時点の状態に戻すことができました。


 同じ悩みを持つシステム管理者の方のお役に立てたら、幸いです。