アーカイブ済みメールの自動削除

メールボックスサイズの増大やメール数の増加に頭を悩ませていませんか?


  • メールサーバーのパフォーマンスが落ちてきた
  • メールボックスのバックアップに時間が掛かるようになった
  • ユーザーにお願いしても古いメールをなかなか削除してくれない
  • メール数が多すぎて表示や検索が遅い

このようなメール数の増加に伴う性能やレスポンスの劣化は、ユーザーのストレスになったり ビジネスにおける機会損失や時間の浪費につながります。


また、クォータ機能も万全ではありません。 多くのメールサーバーソフトでは、メールボックスのサイズや保存メール数に上限値を設定する「クォータ」機能が実装されています。 「クォータ」で指定された以上にはメールが保存されない為、想定以上にディスクを消費することは防ぐことができます。 しかし、「クォータ」の場合、メールボックスが規定値に達するとメールの送受信ができなくなったり、 ユーザーが手動で古いメールを整理しなければなりません。 これはメールの取りこぼしや不要な作業の発生によりビジネス機会の 損失の原因となります。

アーカイブ済みメール自動削除のメリット

メールの自動削除を行うことで、以下のようなメリットがあります。


  • メールサーバーのディスク使用量を削減できます。
  • 削除されたメールもアーカイブにアクセスすることでいつでも閲覧することができます。
  • 古いメールの整理に時間を費やす必要がなくなります。
  • メールボックスや受信トレイの保存メール数を抑えることで表示や検索のレスポンス低下を防ぎます。

アーカイブ済みメールの自動削除機能

 MailStoreではメールをアーカイブすると同時に、指定したルールに従ってメールボックス上の古いメールを自動的に削除する事ができます。これにより、メールボックスやメールサーバーのディスク容量を一定に保つ事ができます。


古いメールの自動削除の設定はとても簡単です。アーカイブの設定ウィザードで、次のどの条件でメールボックスからメールを削除するか選択するだけです。


  • なし
  • アーカイブ後直ちに削除
  • アーカイブされてから、指定期間経過したメールを削除
  • 指定した期間より古いメールを削除

 メールの自動削除は、IMAPやExhangeなどメールサーバー上のメールボックスの他、Outookなどのメールクライアントからのアーカイブでも指定することができます。

削除済みメールもこれまで通り参照

 自動で削除したメールであっても、MailStore Serverへアクセスし、ユーザーは古いメールをいつでも閲覧できるため、メールがなくなって見れないといった心配もありません。 MailStoreなら、専用のクライアントソフトやWebブラウザの他、OutlookアドインやIMAP接続を利用して、普段お使いのメールのクライアントから そのままアーカイブにアクセスすることができます。 つまり、MailStoreを使用することでユーザーの利便性を損なう事なくディスク使用量の増加を抑える事ができます。


 例. OutlookからIMAPを使用してMailStoreのメールアーカイブにアクセスした画面です。このように、MailStoreなら現在ご使用の メールクライアントから簡単にアーカイブ済みのメールにアクセスすることができます。もちろん、そのまま返信や印刷も可能です。