MailStore Web Accessを使って、アーカイブデータへアクセスする方法

MailStore Web Accessを使うと、ブラウザからアーカイブへアクセスできるようになります。この方法には、クライアント端末に対して専用ソフトをインストールしなくても、アーカイブされたメールの検索や表示を行うことができるという大きなメリットがあります。ユーザーの使う端末へMailStore Clientをインストールする必要もありません。特に、iPhone/iPod touch からの接続については、” iPhoneやiPod touch からアーカイブへのアクセス方法”の章をご覧ください。

  1. MailStore Web Access を使用するための要件
  2. MailStore Web Access へアクセスする方法
  3. アーカイブフォルダからの検索
  4. クイック検索
  5. 詳細検索
  6. メールのプレビュー
  7. 表示しているメールの印刷
  8. インターネットヘッダー
  9. 地域設定の変更

MailStore Web Access を使用するための要件

MailStore Web Accessを使用するには、MailStore Server Service Configurationから設定と有効化を行います。サポートしているインターネットブラウザのリストは、MailStoreのシステム要件に記載されております。

[メールボックスに復元]の機能を使うためには、MailStore管理者によって、「管理ツール」→ 「その他」→ 「SMTPの設定」から予めSMTP設定を行っておく必要があります。

 

MailStore Web Access へアクセスする方法

MailStore Serverでの設定変更を行っていなければ、ユーザーは次のURLのご指定でMailStore Web Accessへアクセスすることができます。

http://<servername>:8461

http://<servername>:8462

<servername>の箇所には、MailStore Serverがインストールされたサーバ名をご入力下さい。

MailStore Web Access にログインするには、ユーザー名とパスワード欄にご入力頂き、[ログオン]ボタンを押します。ここで指定するユーザー名は、MailStoreに登録されているユーザー名である必要があります。

 

 

注意事項:MailStore Server側でActiveDirectoryとの統合が使われていた場合、Microsoft Internet Explorerから接続するとシングルサインオンを使って自動的に認証されます(ユーザー名とパスワードの入力なくログインされます)。

 

 

アーカイブフォルダからの検索

 

ユーザーのアーカイブ

「マイアーカイブ」フォルダには、ご自身のメールボックスからアーカイブされたすべてのメールが含まれています。追加した他のユーザーのアーカイブに読み取り権限がある場合には、「<ユーザ>のアーカイブ」と書かれたフォルダが表示されます。

 

フォルダ内のメールの表示

指定したフォルダ内のメールを表示するには、フォルダ名をクリックすると、ツリー構造でメールリストが表示されていきます。

 

クイック検索

クイック検索機能を使うと、ユーザーは権限を持つアーカイブデータから必要なメールを簡単に検索することができます。クイック検索ではシンプルな検索条件の際に使用しますが、より詳細な検索条件(後述)を指定することもできます。

クイック検索の使い方

MailStore Web Aceessの上部に入力フィールドがあります。ここに一つまたは複数のキーワードを入力し、改行ボタンを押すと検索結果が表示されます。もし、ヘッダーや件名に検索キーワードがある場合、その部分が強調表示されます。

 

単語の一部での検索

すべてのメールから、指定する単語から始まるメールを検索表示するには、ワイルドカード(*)を使用します。例えば、

auto*

すると、”auto”, “automatic”, “automobile” などといった検索結果が表示されます。

 

フレーズでの検索

連続する、特定の順序の単語で検索をするには、クォーテーションマーク(“”) を使用します。例えば、

“Microsoft Windows”

すると、Microsoft Windows だけが表示され、Microsoft Works や Windows 95 などは表示されません。

 

フィールド内に限定する

検索するキーワードやフレーズを特定のフィールドに限定して検索することができます。例えば、

subject:News                           件名フィールドの中だけで検索します。

from:[email protected]      差出人フィールドの中だけで検索します。

to:[email protected]      受信者フィールドの中だけで検索します。

cc:[email protected]         Ccフィールドの中だけで検索します。

bcc:[email protected]     Bccフィールドの中だけで検索します。

 

単語の除外

検索結果を絞り込むため、検索キーワードに加えて、特定の単語を含めない結果が欲しい場合があります。その際には、検索結果から除外したいキーワードの前に、マイナス(-)をつけることで、検索できます。例えば、

ZDNet –download-tip

すると、ZDNetを含む検索結果のメールリストから、download-tip を含まない結果が表示されます。

 

 

組み合わせた検索オプション

ここまでの検索条件の方法を組み合わせる方法もあります。例えば、

ZDNet –“Daily Update”

すると、ZDNetを含む検索結果のメールリストから、連続する複数の単語 Daily Update を除外した結果が表示されます。

 

 

詳細検索

MailStoreに実装されている詳細検索機能を使うと、複雑な検索条件を使った検索を行うことができます。メールに含まれる文字列の検索だけでなく、日付やメールサイズといったパラメータからの検索も行えます。

 

詳細検索の使い方

MailStore Web Accessの上部にある、[高度な検索]をクリックし、検索パラメータを入力します。検索基準は、AND条件での指定となります。それにより、すべての検索基準を満たすメールだけが絞り込まれたかたちで検索結果として表示されます。検索を実行するには、検索ボタンを押します。

 

“検索”フィールドでの検索基準の指定

テキストフィールドへキーワードやフレーズを入力し、MailStoreが検索する場所を指定してください。次のオプションが使用可能です。:

  • 件名 – メールの件名が検索対象になります。
  • 送信者/宛先 - メールの”From”, “To”, “Cc”, “Bcc”が検索対象になります。
  • メッセージ本文 - メールのテキスト本文またはHTMLセクションが検索対象になります。(検索可能なHTMLセクションである場合)
  • 添付ファイル名 - メールに添付されたファイルのファイル名が検索対象となります。
  • 添付ファイルのコンテンツ - メールに添付されたファイルの内容が検索対象となります。さらに、検索対象とする添付ファイルを広げたい場合には、インデックスオプションでの指定で行うことができます。(管理ツール内にあります)

“検索:” テキストフィールド内での記述方法については、『クイック検索』のセクションで説明しています。フレーズの指定方法やワイルドカードなどの使い方は同様です。

 

“一般”フィールドでの検索基準の指定

この“一般”フィールドでは、次の設定オプションがご使用頂けます。:

  • フォルダ – ここで選択されたフォルダが、MailStoreでの検索対象となります。デフォルトでは、ログオンユーザーのメインフォルダとなっております。テキストフィールドの右側にあるボタンを押すと、フォルダ階層から検索対象とするフォルダが選択できます。管理者が使用した際には、全ユーザーのフォルダを検索対象とすることができます。
  • サブフォルダを含む - この選択を行うと、MailStoreが検索するフォルダを直下(例えば、”Inbox”)だけでなく、そのフォルダ以下にある、すべてのサブフォルダ(例えば、Inbox/Projects2008/Profit Optimization)までも検索対象とすることができます。
  • 差出人 - メールの差出人(送信者)フィールドに絞り込んで、キーワードやメールアドレスの検索が行えます。
  • 宛先/Cc/Bcc - メールの受信者(To/Cc/Bcc)フィールドに絞り込んで、キーワードやメールアドレスの検索が行えます。
  • 日付 - ここで指定された期間がメール検索対象となります。あらかじめ用意された期間指定としては、”昨日”や”今年”といったものからご選択頂いたり、”カスタム“を選択して、明示的に検索対象期間のご指定も頂けます。この場合には、検索対象期間の開始日と終了日のご指定が必要です。

“宛先/Cc/Bcc”のフィールド内での記述方法については、『クイック検索』のセクションで説明しています、フレーズの指定方法やワイルドカードもご使用頂けます。

 

“高度な検索”フィールドでの検索基準の指定

この“高度な検索”フィールドでは、次の設定オプションがご使用頂けます。:

  • メッセージへの添付ファイルの有無 - デフォルトでは、すべてのメールが検索対象となっておりますが、添付ファイルの有無での検索対象の絞り込みも行えます。除外したいどちらかのチェックボックスを外すと、表示される検索結果に反映されます。

重要なお知らせ:まれにメールの背景画像が添付ファイルとして認識されてしまう場合があるため、検索結果の表示が正確ではない場合があります。

  • サイズ - デフォルトでは、すべてのメッセージがサイズに依らず検索対象となります。適切な数値をご指定頂くと、メールのサイズで限定した検索を行うことができます。例えば、最小5MBや400KBから600KBの間など。
  • 優先度 - メール送信者側で指定したメールの優先度を基に、メール検索を行います。もし、“低”を選択した際には、“中”より低い優先度レベルのメールが表示され、”高“を選択した際には、”中“より高い優先度レベルのメールが表示されます。優先度の指定を受けていないメールは、優先度レベルが”中“として扱われます。

 

検索の開始

検索を開始するには、[検索]ボタンをクリックします。検索結果は、メインウィンドウの左側セクションにリスト表示されます。

検索結果の更なる絞り込み

検索結果が表示された後、更に絞り込みを行うには、再度[Eメールの検索]をクリックします。それまでの検索条件が残っているので、さらに追加の検索条件を指定することができ、その後[検索]ボタンを押して再検索を行えます。

新規検索を開始

[新規のクエリ]ボタンを押すと、すべての検索基準として指定されたフィールドの値がデフォルトにリセットされます。(すわなち、現在のユーザーが参照できるすべてのフォルダが検索対象となります)

 

再検索のための検索基準の保存

繰り返し使うような検索基準(例えば、”先月からのすべての受信者”のような)がある場合には、必要な検索基準を入力した後、[名前を付けて保存...]ボタンを押すと保存できます。[開く...]ボタンをクリックすると、再検索や検索条件の編集を行うことができます。

 

メールの表示

ここまでにご説明した検索方法を使った検索結果のメールを表示するには、メールをクリックするだけで表示されます。メールのプレビューは、画面右側に表示されます。

セキュリティ上の理由で、イメージ画像などはプレビューでは表示されないこと、さらにプレビューからはメールの転送や返信が行えないことにご留意ください。

 

メールアプリケーションでメールを開く

メールのプレビュー画面の上部にあるツールバーには、2つのボタンが用意されています:[Microsoft Outlook で開く(MSG)]と[Eメールクライアントで開く(EML)]です。アーカイブされたメールへの返信や転送を行う際に使用します。HTML形式のメールに含まれる追加スタイルやグラフもこの方法で表示されます。

 

メールのリストア

メールのプレビュー画面の上部にあるツールバーに、[メールボックスに復元]ボタンがあります。この機能を使うと、現在表示しているメッセージを、アーカイブからメッセージをリストアするために任意のメールアドレスへ送信することができます。この機能を使う前に、MailStore管理者による事前の準備設定(SMTP設定)が必要となります。詳しくは、MailStore Server Service Configurationの章をご覧ください。

 

表示しているメールの印刷

メールのプレビュー画面の上部にあるツールバーに、[印刷]ボタンがあります。この機能を使うと、現在表示しているメッセージの内容を、メッセージヘッダも含めて印刷することができます。

 

インターネットヘッダー

メールのプレビュー画面の上部にあるツールバーに、[インターネットヘッダー]ボタンがあります。この機能を使うと、現在表示しているメッセージのインターネットヘッダーをすべてのMIMEパートと同様に表示させることができます。

 

地域設定の変更

デフォルトでは、MailStore Web Accessは、使いのウェブブラウザと同じ地域設定を使用します。この設定を手動でMailStore Web Accessの[設定]から変更することもできます。