Microsoft Outlookアドインを使って、アーカイブデータへアクセスする方法

MailStore ユーザーは、Microsoft Outlookへの便利なアドインを使ってアーカイブされたデータへアクセスすることができます。サポートしている Microsoft Outlookのバージョンは、システム要件に記載されています。

 

要件

MailStore Serverが稼働していて、かつ、対象となるマシン上でMicrosoft Outlookへアドインがインストールされていることが必要な要件となります。この要件のもと、Microsoft Outlook上には、ツールバー(Outlook2007以上)もしくは、タブ(Outlook2010)に”MailStore”と表記された表示が行われます。

                              イメージ図:Microsoft Outlook 2007 でのMailStoreツールバー表記の例

                              イメージ図:Microsoft Outlook 2010 でのMailStoreタブ表記の例                 

MailStoreサーバへのログイン

MailStore Outlook アドインを設定していない状態で、MailStore Outlook アドイン上のボタンを押すと、すぐにMailStore Server へのログイン画面が表示されます。アクセスするサーバ名やアクセス情報については、システム管理者へご確認ください。

保存されたアクセス情報の削除

もし、別のサーバへのログインや異なるアクセス情報を使ってログインする場合、Microsoft Outlookに保存されている既存のアクセス情報を削除する必要があります。次の手順を実施して下さい。

  • MailStore Outlookアドイン内の[設定]をクリックします。
  • [キャッシュされた認証情報のクリア]ボタンをクリックします。
  • [OK]ボタンをクリックします。
  • あとは、画面内のどのボタンを押しても、ログイン画面へと戻ります。

 

技術的な留意点

  • MailStore Outlookアドインは、アーカイブデータへアクセスするためにMailStore Serverに内蔵されたHTTPサーバと通信を行います。
  • 「Configure the MailStore Server Service」で正しいSSL証明書が選択されている場合には、Outlookアドイン内の「セキュアな接続」にチェックを入れると、HTTPではなくHTTPSでの通信を行います。
  • MailStore Server Service Configuration 内で使用するHTTP/HTTPSのポート番号(デフォルトでは、HTTPポートは 8461、HTTPSポートは 8462)を変更した場合には、ログイン画面のサーバ名の後にコロンで繋いだポート番号を指定してください(例えば: mailstore:443)。

アーカイブフォルダによる検索

 

アーカイブフォルダの表示

 MailStore Outlook アドイン画面にて、[アーカイブの参照]ボタンを押すと、そのユーザーが参照可能なアーカイブリストが表示されます。

ユーザーのアーカイブ

[マイアーカイブ]フォルダには、ご自身のメールボックスからアーカイブされたすべてのメールが含まれています。追加した他のユーザーのアーカイブに読み取り権限がある場合には、[<ユーザ>のアーカイブ]と書かれたフォルダが表示されます。

 

フォルダ内のメールの表示

指定したフォルダ内のメールを表示するには、フォルダ名をクリックすると、ツリー構造でメールリストが表示されていきます。

クイック検索

クイック検索機能を使うと、ユーザーは権限を持つアーカイブデータから必要なメールを簡単に検索することができます。クイック検索ではシンプルな検索条件の際に使用しますが、より詳細な検索条件(後述)を指定することもできます。

クイック検索の使い方

MailStore Outlook アドイン内の 「MailStoreの検索」入力フィールドに一つまたは複数のキーワードを入力し、Enterキーを押すと検索結果が表示されます。もし、ヘッダーや件名に検索キーワードがある場合、その部分が強調表示されます。

単語の一部での検索

すべてのメールから、指定する単語から始まるメールを検索表示するには、ワイルドカード(*)を使用します。例えば、

auto*

すると、”auto”, “automatic”, “automobile” などといった検索結果が表示されます。

 

注意点:

日本語の検索を行う場合は必ず検索キーワードの前後に*を付けて下さい。これを忘れると、メールの本文検索等で結果が表示されません。

 

*ダウンロード*

 

フレーズでの検索

 

連続する、特定の順序の単語で検索をするには、クォーテーションマーク(“”) を使用します。例えば、

“Microsoft Windows”

すると、Microsoft Windows だけが表示され、Microsoft Works や Windows 95 などは表示されません。

 

フィールド内に限定する

検索するキーワードやフレーズを特定のフィールドに限定して検索することができます。例えば、

subject:News                             件名フィールドの中だけで検索します。

from:[email protected]      差出人フィールドの中だけで検索します。

to:[email protected]      受信者フィールドの中だけで検索します。

cc:[email protected]         Ccフィールドの中だけで検索します。

bcc:[email protected]    Bccフィールドの中だけで検索します。

 

単語の除外

検索結果を絞り込むため、検索キーワードに加えて、特定の単語を含めない結果が欲しい場合があります。その際には、検索結果から除外したいキーワードの前に、マイナス(-)をつけることで、検索できます。例えば、

ZDNet –download-tip

すると、ZDNetを含む検索結果のメールリストから、download-tip を含まない結果が表示されます。

 

組み合わせた検索オプション

ここまでの検索条件の方法を組み合わせる方法もあります。例えば、

ZDNet –“Daily Update”

すると、ZDNetを含む検索結果のメールリストから、連続する複数の単語 Daily Update を除外した結果が表示されます。

 

詳細検索

MailStoreに実装されている詳細検索機能を使うと、複雑な検索条件を使った検索を行うことができます。メールに含まれる文字列の検索だけでなく、日付やメールサイズといったパラメータからの検索も行えます。

 

詳細検索の使い方

MailStore Outlook アドインにある、[高度な検索]をクリックし、検索パラメータを入力します。検索基準は、AND条件での指定となります。それにより、すべての検索基準を満たすメールだけが絞り込まれたかたちで検索結果として表示されます。検索を実行するには、検索ボタンを押します。

“検索”フィールドでの検索基準の指定

テキストフィールドへキーワードやフレーズを入力し、MailStoreが検索する場所を指定してください。次のオプションが使用可能です。:

  • 件名 – メールの件名が検索対象になります。
  • 送信者/宛先 - メールの”From”, “To”, “Cc”, “Bcc”が検索対象になります。
  • メッセージ本文 - メールのテキスト本文またはHTMLセクションが検索対象になります。(検索可能なHTMLセクションである場合)
  • 添付ファイル名 - メールに添付されたファイルのファイル名が検索対象となります。
  • 添付ファイルのコンテンツ - メールに添付されたファイルの内容が検索対象となります。さらに、検索対象とする添付ファイルを広げたい場合には、インデックスオプションでの指定で行うことができます。(管理ツール内にあります)

“検索:” テキストフィールド内での記述方法については、『クイック検索』のセクションで説明しています。フレーズの指定方法やワイルドカードなどの使い方は同様です。

 

 

“一般”フィールドでの検索基準の指定

この“一般”フィールドでは、次の設定オプションがご使用頂けます。:

  • フォルダ – ここで選択されたフォルダが、MailStoreでの検索対象となります。デフォルトでは、ログオンユーザーのメインフォルダとなっています。テキストフィールドの右側にあるボタンを押すと、フォルダ階層から検索対象とするフォルダが選択できます。管理者が使用した際には、全ユーザーのフォルダを検索対象とすることができます。
  • サブフォルダを含む - この選択を行うと、MailStoreが検索するフォルダを直下(例えば、”Inbox”)だけでなく、そのフォルダ以下にある、すべてのサブフォルダ(例えば、 Inbox/Projects2008/Profit Optimization)までも検索対象とすることができます。
  • 差出人 - メールの差出人(送信者)フィールドに絞り込んで、キーワードやメールアドレスの検索が行えます。
  • 宛先/Cc/Bcc - メールの受信者(To/Cc/Bcc)フィールドに絞り込んで、キーワードやメールアドレスの検索が行えます。
  • 日付 - ここで指定された期間がメール検索対象となります。あらかじめ用意された期間指定としては、”昨日”や”今年”といったものからご選択頂いたり、”カスタム“を選択して、明示的に検索対象期間のご指定も頂けます。この場合には、検索対象期間の開始日と終了日のご指定が必要です。

“宛先/Cc/Bcc”のフィールド内での記述方法については、『クイック検索』のセクションで説明しています。フレーズの指定方法やワイルドカードもご使用頂けます。

 

“高度な検索”フィールドでの検索基準の指定

この“高度な検索”フィールドでは、次の設定オプションがご使用頂けます。:

  • メッセージへの添付ファイルの有無 - デフォルトでは、すべてのメールが検索対象となっておりますが、添付ファイルの有無での検索対象の絞り込みも行えます。除外したいどちらかのチェックボックスを外すと、表示される検索結果に反映されます。

重要なお知らせ:まれにメールの背景画像が添付ファイルとして認識されてしまう場合があるため、検索結果の表示が正確ではない場合があります。

  • サイズ - デフォルトでは、すべてのメッセージがサイズに依らず検索対象となります。適切な数値をご指定頂くと、メールのサイズで限定した検索を行うことができます。例えば、最小5MBや400KBから600KBの間など。
  • 優先度 - メール送信者側で指定したメールの優先度を基に、メール検索を行います。もし、“低”を選択した際には、“中”より低い優先度レベルのメールが表示され、”高“を選択した際には、”中“より高い優先度レベルのメールが表示されます。優先度の指定を受けていないメールは、優先度レベルが”中“として扱われます。

 

検索の開始

検索を開始するには、[検索]ボタンをクリックします。検索結果は、メインウィンドウの左側セクションにリスト表示されます。

検索結果の更なる絞り込み

検索結果が表示された後、更に絞り込みを行うには、再度[Eメールの検索]をクリックします。それまでの検索条件が残っているので、さらに追加の検索条件を指定することができ、その後[検索]ボタンを押して再検索を行えます。

新規検索を開始

[新規のクエリ]ボタンを押すと、すべての検索基準として指定されたフィールドの値がデフォルトにリセットされます。(すわなち、現在のユーザーが参照できるすべてのフォルダが検索対象となります)

再検索のための検索基準の保存

繰り返し使うような検索基準(例えば、”先月からのすべての受信者”のような)がある場合には、必要な検索基準を入力した後、[名前を付けて保存...]ボタンを押すと保存できます。[開く...]ボタンをクリックすると、再検索や検索条件の編集を行うことができます。

 

メールの表示

ここまでにご説明した検索方法を使った検索結果のメールを表示するには、メールをクリックするだけで表示されます。メールのプレビューは、画面右側に表示されます。

セキュリティ上の理由で、イメージ画像などはプレビューでは表示されないこと、さらにプレビューからはメールの転送や返信が行えないことにご留意ください。

アーカイブされたメールの全体表示やMicrosoft Outlook が持つ印刷や転送、返信といったすべての機能を使用するには、MailStore Outlookアドイン内の[メッセージを開く]をクリックして下さい。すると、アーカイブサーバからメールが読み込まれ、メールサイズにも依りますが即時または数秒で表示されます。

 

アプリケーションへのメールリストア

Outlook上のメールボックスにはもう残っていないメールをアーカイブからリストアするには、次の手順を行ってください。

  • アーカイブから対象となるメールを探します。
  • MailStore Outlook アドイン内の[メッセージの復元]ボタンを押します。
  • 封筒のアイコンをご希望のOutlookメールフォルダやWindowsファイルシステムのフォルダへドラックアンドドロップでコピーします。
  • すると、メールはサイズにも依りますが、即時または数秒でリストアされます。

地域設定の変更

デフォルトでは、MailStore Outlookアドインは、Microsoft Outlookと同じ地域設定を使用します。この設定を手動でMailStore Outlook アドイン画面の[設定]から変更することもできます。