MailStoreを使った基本的なメールアーカイブ

アーカイブプロファイルの操作

MailStoreにおいては、すべてのアーカイブタスクはアーカイブプロファイルとして保存されます。このようなプロファイルを実行することでアーカイブプロセスが開始されます。

アーカイブプロファイルには以下のような情報が含まれます。

  • 何を:メールボックス「[email protected]
  • どこから:Exchange server「EXCHANGE01」
  • どこへ(MailStore上のアーカイブ先):peter.berten
  • スコープ(範囲):「下書き」を除く、全てのフォルダ
  • 削除ルール:アーカイブしてから3か月以上経ったメールをMicrosoft Exchange上のメールボックスから削除する

 

アーカイブプロファイルの作成

  1. アーカイブプロファイルを作成するには、MailStore Clientを起動して、「Eメールのアーカイブ」をクリックします。
  2. アプリケーションウィンドウの「プロファイルの作成」の中から、アーカイブするEメールのソース(例えば. Microsoft Outlook)を選択すると、ウィザードが開きます。
  3. ウィザードの最初のステップでは、アーカイブプロファイルに対して、いくつか異なった設定を指定することができます。その中にはフォルダ(例えば、”Inbox”)の選択や、削除ルール(デフォルトでは、Eメールの削除は行いません)といった項目が含まれます。

ご注意ください:管理者としてMailStore Serverへログインしている場合、Eメールが保存される、ターゲットとなるアーカイブ(ユーザーのアーカイブ)を指定するよう促されます。もし一般ユーザーとしてログインしている場合は、対応するユーザーのアーカイブが自動的に使用されます。

  1. 最後のステップでは、アーカイブプロファイルの名前を指定します。[終了]をクリックすると、アーカイブプロファイルは「保存されたプロファイル」の下に一覧に表示されるようになります。また、必要に応じてすぐに実行することもできます。

 

 

 

アーカイブプロセスの開始

「保存されたプロファイル」の下の一覧から、実行したいアーカイブプロファイルを選択し、「実行」をクリックします。

 

 

アーカイブプロセスが実行されると、進捗状況が表示されます。ここにはアーカイブされたEメール量の情報の他、発生したエラーの情報も表示されます。

アーカイブプロファイルは手動による実行に加え、スケジュールに従って自動的に実行することもできます。その場合は、既存のプロファイルを右クリックし、「スケジュール...」を選択してください。このトピックに関する詳細な情報は『アーカイブプロセスの自動化』の章を参照してください。

アーカイブプロファイルの複数回実行

すべてアーカイブプロファイルは、特に気にせず何度でも実行することができます。MailStoreはターゲットのアーカイブ(指定されたユーザーのアーカイブ)にまだ保存されていないメールだけをアーカイブします。もし、Eメールがソースのアプリケーション(例えば、 Microsoft Outlook)において、異なるフォルダへ移動されていたとしてもMailStoreはそれを検出し、MailStore内でもその移動の操作を同じように行います。

アーカイブプロファイルの編集

既存のアーカイブプロファイルを編集するには、プロファイルを右クリックして「プロパティ」を選択します。必要な変更を行った後、[OK]をクリックして新しい設定を保存します。

アーカイブプロファイルの削除

もしアーカイブプロファイルが不要になれば、削除することができます。この操作は既にアーカイブされたEメールには影響を与えません。Eメールはアーカイブ上に残ります。プロファイルを削除するには、削除したいプロファイルを右クリックして「削除」を選択します。確認のプロンプトが表示されますので、[OK]をクリックします。

アーカイブプロファイルの所有者の変更

MailStoreの管理者(admin)は、アーカイブプロファイルの所有権を変更することができます。これにより、ユーザー用にアーカイブプロファイルの準備だけ管理者が行い、以降はユーザー自身で実行するといったことができます。既存のアーカイブプロファイルの所有者を変更するには、変更したプロファイルを右クリックし「所有者の変更...」を選択します。ダイアログからユーザーを選択し、[OK]をクリックして変更を確定します。

他のユーザーのアーカイブプロファイルの管理と実行

MailStoreの管理者(admin)は、他のユーザーが自分の為に作成したアーカイブプロファイルを管理することもできます。その場合は、画面左下にあるチェックボックス「すべてのユーザーのプロファイルを表示」を選択してください。

例外:Microsoft Outlookやその他のメールクライアントのアーカイブプロファイルを他のユーザーに対して実行する場合

一般的には、対応したアプリケーションがインストールされたコンピューター上でこれらのプロファイルを排他的に実行するのが賢明です。より正確に言うと: もしブラウン氏がMicrosoft Outlookのアーカイブプロファイルを持っている場合、管理者はMailStore Clientを通じてそのプロファイルの表示と編集が行えます。しかしながら、このプロファイルの実行は、ブラウン氏のコンピューター上にインストールされたMailStore Clientを使って実行された場合にのみ、意味のあるものとなります。この例外は、Outlook, Outlook Express/Windows Live Mail, ThunderbirdそしてSea Monkeyの場合にのみ当てはまります。

 

特定のフォルダのアーカイブ

デフォルトの設定を使用して、MailStoreはメールアプリケーションまたは下記を除くメールボックス内の全てのフォルダからEメールをアーカイブします。(表示名はシステムによって異なる場合があります)

  • 削除済みアイテム - ユーザーによって削除されたEメール
  • 下書き – まだ編集中で未送信のEメール
  • 迷惑メール – スパムフィルタによって抽出されたEメール
  • 送信トレイ – 送信中のEメール。送信後は送信済みアイテムに移動します

標準の設定はカスタマイズすることができます。すべてのアーカイブプロセスにおいて、必要に応じてフォルダを含めたり除外することができます。

 

一般的な手順

アーカイブされるフォルダは、新しいアーカイブプロファイルを作成する時に、ウィザードの最初のステップで直接選択することができます。また、既存のプロファイルに対してフォルダの選択を調整することもできます。アーカイブプロファイルの作成と編集についての詳細な情報は、『アーカイブプロファイルの操作』の章を参照してください。例として下記のスクリーンショットは、Microsoft Outlookを使った場合のフォルダ設定へのアクセス方法を示しています。

 

アーカイブするフォルダの選択

MailStoreによってアーカイブされるフォルダを選択することができます。この場合、MailStoreは選択されたフォルダのみ処理を行い、その他のフォルダについては無視します。

  • 「フォルダとサブフォルダを含める」の下のフォルダ欄にある[追加]をクリックします。

 

 

  • フォルダを選択します。
  • 選択したフォルダのサブフォルダもアーカイブプロセスに含める場合は、「サブフォルダを含む」を選択します。
  • [OK]をクリックするとフォルダが一覧に追加されます。

 

例: アーカイブしたいEメールの移動先として「Archive」というフォルダが作成されています。このケースでは、フォルダ「Archive」がアーカイブ対象に含まれるようにフォルダの一覧に追加します。このようにして、この単一のフォルダだけがアーカイブされるようになります。

 

 

 

アーカイブプロセスにおけるフォルダの除外

MailStoreは全てのフォルダをアーカイブするよう構成することもできますが(上記を参照)、常に特定のフォルダを除外するように構成することもできます。

  • 「フォルダとサブフォルダを除外」の下のフォルダ欄にある[追加]をクリックします。
  • フォルダを選択します。
  • 選択したフォルダのサブフォルダもアーカイブプロセスから除外する場合は、同じように「サブフォルダを含む」を選択します。
  • [OK]をクリックするとフォルダが一覧に追加されます。

 

例1: “Inbox”フォルダにあるEメールは、いずれユーザーによって削除されるか、プロジェクトフォルダへ移動するかもしれないので、アーカイブしたくないといった状況を仮定します。このようなケースでは”Inbox”フォルダを、除外フォルダのリストへ追加します。

例2: “Private”というフォルダにあるEメールは、(国によっては)アーカイブすることが法律で禁止されている個人情報を含んでいる可能性がある為、アーカイブ対象から外しています。

ご注意ください:システムによっては、特定のフォルダ(例えば、 削除済みアイテム)はアーカイブプロセスからは常に除外されます。この自動除外設定を無効にするには、「常に削除済みアイテム、下書き、迷惑メールと送信トレイを除外する」のチェックボックスを外してください。

 

アーカイブ対象として選択されたフォルダの表示

選択した設定内容を確認するには、「フォルダの選択」の画面にある[有効なフォルダを表示]をクリックします。これにより実際にアーカイブされる全てのフォルダを表示することができます。

 

 

アーカイブ後のEメールの削除

MailStoreは、多くの場合、サーバーのパフォーマンスを向上させるために、ローカルのメールアプリケーションやメールサーバ上のメールボックスに格納されているメールの量を削減したり最小限に維持するために使われます。

MailStoreは、指定したルールや期間に応じて自律的にソースのアプリケーションからEメールを削除するために、必要に応じて有効化できる削除機能を提供します。

ご注意ください: デフォルトでは、メールアプリケーションやメールボックスからメールは削除されません。

 

削除機能はどこでサポートされていますか?

削除機能は全てのアーカイブ機能で利用可能というわけではありません。MailStoreは以下のアプリケーション、ファイル、サーバー上のメールボックスに対し、アーカイブ後に自動的にEメールを削除することができます。

  • Microsoft Outlook
  • Microsoft Outlook – PSTファイル
  • Microsoft Exchange Server – メールボックス
  • Microsoft Exchange Server – パブリックフォルダ
  • AVM KEM! - メールボックス
  • 任意のIMAPメールボックス

 

Eメールはいつ削除されますか?

MailStoreは要求に応じて、アーカイブプロセスの間(アーカイブプロファイルの実行中)にソースアプリケーションからEメールを削除します。デフォルトではEメールは削除されません。

ご注意ください: Eメールは、下記のように削除ルールが対応するアーカイブプロファイルに定義されている場合にのみ、アーカイブプロセスの実行中に削除されます。これ以外には、ソースアプリケーションから自動的にEメールを削除する為のプロセスは存在しません。

アーカイブプロセスの実行中に既にアーカイブ済みのメールを検出すると、MailStoreはそのEメールがアーカイブに格納されてからどのくらい経過しているか確認します。もし事前に設定した期間を経過(例えば、 1年)していた場合、Eメールは削除されます。あるいは、Eメールの古さをソースアプリケーションに応じて決定し、代わりに削除するための前提条件として使用することができます。

原則として、MailStoreはメールが実際にアーカイブされたことを安全に検証できた場合にのみ、ソースアプリケーションから削除します。

 

 

 

どのように実行されるか

削除の条件は、新しいアーカイブプロファイルを作成する際の2番目のステップで設定することができます。また、このオプションは、既存のプロファイルに対して設定することもできます。アーカイブプロファイルの操作に関する一般的な情報は『アーカイブプロファイルの操作』の章を参照してください。例として下記のスクリーンショットは、Outlookを使ったアーカイブプロファイルの削除設定へのアクセス方法を示しています。

 

いくつかのオプションが利用可能です。

  • なし - Eメールはソースからは決して削除されません。これはデフォルトの設定です。
  • アーカイブ後直ちに - Eメールは正常にアーカイブされた後、すぐにソースから削除されます。
  • 少なくとも[期間] アーカイブ後に – 少なくとも指定された期間、アーカイブに格納されていれば、ソースからEメールを削除します。
  • メッセージが次より古い場合[期間] – もし指定された時間より古ければ、ソースからEメールを削除します。

 

 

アーカイブプロセスの自動化

MailStoreはデフォルトで次を除くすべてのメールソフトやメールボックスのメールをアーカイブします:

  • 削除済アイテム - ユーザーによって削除されたメール
  • 下書き - 編集中で未送信のメール
  • 迷惑メール - スパムと判定され振り分けられたメール
  • 送信トレイ - 送信待ちで、送信後には送信済アイテムへ格納されるメール

標準設定はカスタマイズでき、全てのアーカイブプロファイルでは、任意のフォルダを対象に含んだり、対象から外す事ができます。

フォルダを追加・削除する場合には大文字・小文字の区別があるのでご注意下さい。

一般的な方法

アーカイブプロファイルの作成時、アーカイブ対象のフォルダを選択します。同様に、既に存在するプロファイルでは、対象フォルダの調整も行えます。より詳細な情報は「アーカイブプロファイルの操作」を参照してください。次のスクリーンショットはMicrosoft Outlookでアーカイブプロファイルを作成する場合のフォルダ選択画面です。

 

次の”タスクのスケジュール設定”ウィンドウで、以下の設定を行うことができます。

タスク- 名前: 自由にタスク名を指定できます。デフォルトではアーカイブプロファイルの名前と内部で利用されるMailStore IDが使用されます。

トリガー:日次での実行時刻(タスクは1日に1回実行されます)もしくは時間間隔(例えば. 60分毎)を指定します。

「他のトリガー」が選択された場合も、アーカイブタスクはWindowsのタスクとして作成されますが、実行する時間は個別に指定する必要があります。設定はWindowsのタスクスケジューラを使って行う必要があり、詳しい情報はWindowsのヘルプに記載されています。お使いのWindowsバージョンで提供されているすべてのオプションが使用できます。

Windowsアカウント: ここではスケジュールタスクが実行される時に使用するユーザーアカウントを指定します。ローカルのシステムアカウントは、サーバー上のメールボックスを自動的にアーカイブする場合に使用され(下記をご覧ください)、タスクの実行に際してパスワードを必要としないという利点があります。現在のユーザーのアプリケーション(例えば、 Microsoft Outlook)からEメールをアーカイブする場合は、対応するユーザーアカウントを選択する必要があります。このようなケースでは、ローカルのシステムアカウントは選択できません。

ログメッセージ - ファイル名: ログファイルが作成される場合、ここでファイル名を指定することができます。プレースホルダ {DATE} と {TIME} はアーカイブプロセスが実行される実際の日付と時刻に置きかえられ、ファイル名として使用することができます。ログファイルは必要であればネットワークドライブ上に作成することもできます。

コマンドラインのコピー: ここをクリックすると、例えばバッチファイルなどで使用できるよう、スケジュールタスクのコマンドラインをクリップボードにコピーすることができます。このトピックに関する詳細な情報はこの章の最後の部分を参照してください。

すべての項目を設定した後、[OK]をクリックするとタスクが作成されます。確認のダイアログが表示されるので[OK]をクリックし、続いて、現在ログオンしているユーザーのWindowsパスワードを2回入力し、 [OK]をクリックします。スケジュール済みのタスクの一覧がMailStore管理ツール上に表示されます。現在のコンピューター上でこれまでに作成されたすべてのタスクが一覧で表示されます。

一般的なバックグラウンド情報

  • すべてのアーカイブプロファイルはスケジュールに応じて自動的に実行することができます。
  • MailStoreはすべてのスケジュールタスクをWindowsのタスクとして作成しますので、Windowsのタスクスケジューラを使用することで、MailStoreとは独立して編集したり実行することができます。
  • それぞれのアーカイブプロファイルに対して複数のタスクを作成することができるので、同じプロファイルをそれぞれ異なった時間に実行することができます。
  • スケジュール済みのタスクを削除しても(MailStore管理ツール、Windowsタスクスケジューラいずれを使っても)、それに紐づくアーカイブプロファイルやそのタスクによって既にアーカイブされたEメールは、削除されません。

How To: サーバー上のメールボックスに格納されたEメールのアーカイブ

例えばMicrosoft Exchangeや外部のIMAPメールボックスのように、サーバーのメールボックス上に格納されているEメールに対するアーカイブプロセスを自動化するには、次の手順に従ってください。

  • スケジュール済みのアーカイブタスクが開始されるコンピューター上でMailStore Clientを起動します。これは任意のユーザーのコンピューターでもMailStore Serverのマシンでも構いません。
  • MailStore管理者(admin)としてログオンします。
  • 「Eメールのアーカイブ」をクリックします、。
  • 既存のアーカイブプロファイルを右クリックし、「スケジュール...」をクリックします。
  • 計画している内容でタスクの設定を行い(前述のHow To: ユーザーのコンピューターのローカルに格納されたEメールの場合 を参照)[OK]をクリックします。セキュリティの警告が表示されるので、確認の上、再度[OK]をクリックします。
  • スケジュール済みのタスクの一覧がMailStore管理ツール上に表示されます。現在のコンピューター上でこれまでに作成されたすべてのタスクがここに一覧で表示されます。

 

 

 

スケジュール済みのタスクの管理

現在のコンピューター-上で作成されたスケジュール済みのタスクは [管理ツール] → [その他] → [<コンピューター名>上のスケジュール済みのタスク] から管理します。

 

一覧には現在のコンピューター上で作成された、アーカイブおよびエクスポートプロセスのすべてのスケジュール済みのタスクが表示されます。

タスクの実行: 選択したタスクをスケジュールされた実行時刻にかかわらず、今すぐに実行します。

プロパティ: 選択したタスクに対して、Windowsのタスクスケジューラを開きます。ご使用のWindowsバージョンで提供されるすべてのオプションが使用できます。

タスクの削除: 選択したタスクが削除されます。これは基になるアーカイブプロファイルやアーカイブ済みのEメールに対しては何の影響も及ぼしません。

ログファイルディレクトリを開く:選択したタスクのログファイルが含まれているディレクトリを開きます。

重要なお知らせ:スケジュール済みタスクの古いログファイルに対する自動削除についての情報は、『スケジュール済みのタスクのトラブルシューティング』をご参照ください。

 

コマンドラインの表示

アーカイブプロセスは、必要に応じてバッチファイル(.bat)による実行といたように、より大きな手順の中に組み込むことができます。この作業を簡単に行うため、MailStoreでは「タスクのスケジュール設定」ウィンドウ(このページの先頭を参照)において「コマンドラインのコピー」オプションを提供しています。バッチファイルのようなスクリプトに組み込むためのコマンドラインを表示するには、このボタンをクリックしてください。コマンドラインは例えば以下のような表示になります。

REM *** Microsoft Outlook (ID 4) ***

"C:\Programme\deepinvent\MailStore Server\MailStoreCmd.exe" --h="localhost"

--pkv3="23:18:06:3f:24:7d:f3:83" --u="admin" --p="admin"

-c import-execute --id=4 --user="admin"

 

 

このコマンドラインは次のような意味になります。

"...\MailStoreCmd.exe" -  MailStoreCmd.exe はMailStore管理シェルです。これはMailStoreの特定の操作を自動化するために開発されました。MailStoreCmdについての詳細な情報は、『MailStore Server管理シェル』の章を参照してください。

--h="localhost" – MailStoreCmd.exeが接続しようとするMailStore Serverのコンピューター名

--pkv3="..." - 公開鍵のフィンガープリント。アーカイブ時のMailStore Serverが、スケジュールタスクを作成した時のものと同じであることを保証します。(最適な安全機能です)

--u="admin" – ユーザー名

--p="admin" – パスワード

-c - 実際のコマンドを続けます。 (非対話モード)

import-execute --id=4 --user="admin" – ユーザー「admin」の、内部IDが「4」のアーカイブプロファイルを実行