アーカイブされたメールの検索

フォルダ階層からの検索

MailStore では、MailStore独自のフォルダ階層内ですべてのアーカイブされたメールを保持しています。ここでのフォルダ階層には、アーカイブ元となるアプリケーションに対応し、元々のフォルダ階層と同じフォルダ名での表示が行われます。これは、アーカイブ元となるアプリケーション(例えば、Microsoft Outlook)で作成されたフォルダが、アーカイブ処理を行っている間は変更されないため、MailStore上では従来通りのフォルダ階層から探し出しやすいということを意味しています。

 

ユーザーアーカイブ

各ユーザーごとに、MailStore はフォルダ階層の最上位レベルにマイアーカイブと呼ばれるフォルダを作成します。各ユーザーごとにフォルダが作成され、ここに各自のすべてのメールが格納されます。

ユーザーが他のユーザーのアーカイブへアクセスする際には、その他のアーカイブフォルダの下に、<ユーザー名>のアーカイブとしてリスト表示されたところからアクセスします。


 

フォルダ内のメールを表示する

フォルダ内のメールを表示するには、フォルダ名をクリックだけで、そのフォルダに含まれているメールがリスト表示されます。

表示されたメールの並び替えを行うには、ソートキー:<>と書かれたところをクリックします。メールは次の項目での並び替えが行えます。

l   日付

l   差出人/宛先

l   件名

ソートキーの右隣にあるフィールド(スクリーンショット内の“新しい順”と表示されている箇所)をクリックしますと、古い順へと反転させることができます。デフォルトでは、最新のメールが最初に表示されるようになっています。

表示の更新を行う

フォルダ内のメールリストの更新を行うには、フォルダをクリックしてから、キーボードのF5キーを押します。

再度フォルダをクリックすると、メールリストが更新されます。

 

フォルダの作成、名前変更、削除を行う

フォルダの作成、名前変更、削除の方法についての詳細は、『MailStoreフォルダ階層』の章からご覧頂けます。

 

 


 

クイック検索

MailStoreに実装されているクイック検索機能を使うと、ユーザーは権限を持つすべてのユーザーのメールから必要なメールを検索することができます。クイック検索ではシンプルな検索条件の際に使用しますが、別の画面ではより詳細な検索条件を指定することもできます。

 

クイック検索の使い方

クイック検索は、アプリケーションウィンドウの上部左のエリアに配置されています。この検索フィールドに一つまたは複数のキーワードを入力し、検 索ボタンをクリックするだけでご使用頂けます。検索した結果は、検索結果フォルダの右側にリスト表示されます。もし、件名に検索キーワードがある場合、そ の部分が強調表示されます。

単語の一部での検索

すべてのメールから、単語の一部を含むメールを検索するには、ワイルドカード(*)を使用します。例えば、

auto*

すると、”auto, automatic, automobile” などといった検索結果が表示されます。

注意点:

日本語の検索を行う場合は必ず検索キーワードの前後に*を付けて下さい。これを忘れると、メールの本文検索等で結果が表示されません。

*ダウンロード*


フレーズでの検索

連続する、特定の順序の単語で検索をするには、クォーテーションマーク(“”) を使用します。例えば、

“Microsoft Windows”

すると、Microsoft Windows だけが表示され、Microsoft Works Windows 95 などは表示されません。

 


 

フィールド内に限定する

検索するキーワードやフレーズを特定のフィールドに限定して検索することができます。例えば、

subject:News                         件名フィールドの中だけで検索します。

from:[email protected]      差出人フィールドの中だけで検索します。

to:[email protected]      受信者フィールドの中だけで検索します。

cc:[email protected]        Ccフィールドの中だけで検索します。

bcc:[email protected]     Bccフィールドの中だけで検索します。

 

単語の除外

検索結果を絞り込むため、検索キーワードに加えて、特定の単語を含めない結果が欲しい場合があります。その際には、検索結果から除外したいキーワードの前に、マイナス(-)をつけることで、検索できます。例えば、

ZDNet –download-hint

すると、ZDNetを含む検索結果のメールリストから、download-hint を含まない結果が表示されます。

 

組み合わせた検索オプション

ここまでの検索条件の方法を組み合わせる方法もあります。。例えば、

ZDNet –“Daily Update”

すると、ZDNetを含む検索結果のメールリストから、連続する複数の単語 Daily Update を除外した結果が表示されます。

 

詳細検索

MailStoreに実装されている詳細検索機能を使うと、複雑な検索条件を使った検索を行うことができます。メールに含まれる文字列の検索だけでなく、日付やメールサイズといったパラメータからの検索も行えます。

 

詳細検索の使い方

MailStoreアプリケーションウィンドウ内にある、「Eメールの検索」をクリックします。メールから探し出したい検索基準をご指定ください。検索基準は、AND条件での指定となります。それにより、すべての検索基準を満たすメールだけが絞り込まれたかたちで検索結果として表示されます。検索を実行するには、検索ボタンを押します。

 

“検索”フィールドでの検索基準の指定

テキストフィールドへキーワードやフレーズを入力し、MailStoreが検索する場所を指定してください。次のオプションが使用可能です。:

l   件名 – メールの件名が検索対象になります。

l   送信者/宛先 - メールの”From, To, Cc, Bcc”が検索対象になります。

l   メッセージ本文 - メールのテキスト本文またはHTMLセクションが検索対象になります。(検索可能なHTMLセクションである場合)

l   添付ファイル名 - メールに添付されたファイルのファイル名が検索対象となります。

l   添付ファイルのコンテンツ - メールに添付されたファイルの内容が検索対象となります。さらに、検索対象とする添付ファイルを広げたい場合には、インデックスオプションでの指定で行うことができます。(管理ツール内にあります)

フレーズの指定方法やワイルドカードなどの使い方といった、“検索:” テキストフィールド内での記述方法については、『クイック検索』のセクションで説明しております。


 

“一般”フィールドでの検索基準の指定

この“一般”フィールドでは、次の設定オプションがご使用頂けます。:

l   フォルダ – ここで選択されたフォルダが、MailStoreで の検索対象となります。デフォルトでは、ログオンユーザーのメインフォルダとなっております。テキストフィールドの右側にあるボタンを押すと、フォルダ階 層から検索対象とするフォルダが選択できます。管理者が使用した際には、全ユーザーのフォルダを検索対象とすることができます。

l   サブフォルダを含む - この選択を行うと、MailStoreが検索するフォルダを直下(例えば、Inbox”)だけでなく、そのフォルダ以下にある、すべてのサブフォルダ(例えば、Inbox/Projects2008/Profit Optimization)までも検索対象とすることができます。

l   差出人 - メールの差出人(送信者)フィールドに絞り込んで、キーワードやメールアドレスの検索が行えます。

l   宛先/Cc/Bcc - メールの受信者(To/Cc/Bcc)フィールドに絞り込んで、キーワードやメールアドレスの検索が行えます。

l   日付  - ここで指定された期間がメール検索対象となります。あらかじめ用意された期間指定としては、”昨日”や”今年”といったものからご選択頂いたり、”カ スタム“を選択して、明示的に検索対象期間のご指定も頂けます。この場合には、検索対象期間の開始日と終了日のご指定が必要です。

“宛先/Cc/Bcc”のフィールド内での記述方法については、クイック検索のセクションでご説明しております、フレーズの指定方法やワイルドカードもご使用頂けます。

“高度な検索”フィールドでの検索基準の指定

この“高度な検索”フィールドでは、次の設定オプションがご使用頂けます。:

l   アーカイブストア – アーカイブストアが複数のストア領域で構成されている時、ここで検索対象のストアを限定させることができます。デフォルトでは、すべてのアーカイブストア領域が検索対象になっております。

l   メッセージへの添付ファイルの有無 - デフォルトでは、すべてのメールが検索対象となっておりますが、添付ファイルの有無での検索対象の絞り込みも行えます。除外したいどちらかのチェックボックスを外すと、表示される検索結果に反映されます。

重要なお知らせ:稀にメールの背景画像が添付ファイルとして認識されてしまう場合があるため、検索結果の表示が正確ではない場合があります。

l   サイズ - デフォルトでは、すべてのメッセージがサイズに依らず検索対象となります。適切な数値をご指定頂くと、メールのサイズで限定した検索を行うことができます。例えば、最小5MB400KBから600KBの間など。

l   優先度  - メール送信者側で指定したメールの優先度を基に、メール検索を行います。もし、“低”を選択した際には、“中”より低い優先度レベルのメールが表示さ れ、”高“を選択した際には、”中“より高い優先度レベルのメールが表示されます。優先度の指定を受けていないメールは、優先度レベルが”中“として扱わ れます。

 

検索の開始

検索を開始するには、[検索]ボタンをクリックします。検索結果は、メインウィンドウの左側セクションにリスト表示されます。

検索結果の更なる絞り込み

検索結果が表示された後、更に絞り込みを行うには、再度「Eメールの検索」をクリックします。それまでの検索条件が残っているので、さらに追加の検索条件を指定することができ、その後[検索]ボタンを押して再検索を行えます。

新規検索を開始

[新規のクエリ]ボタンを押すと、すべての検索基準として指定されたフィールドの値がデフォルトにリセットされます。(すわなち、現在のユーザーが参照できるすべてのフォルダが検索対象となります)

 

 

再検索のための検索基準の保存

繰り返し使うような検索基準(例えば、”先月からのすべての受信者”のような)がある場合には、必要な検索基準を入力した後、[検索フォルダの作成]ボタンを押し、名前を付けて保存すると、この検索基準を保存し再利用することができます。

新しい[検索フォルダの作成]を作成すると、アプリケーションウィンドウの左側にある、「Eメールの検索」フォルダ内に保存されます。

この保存した[検索フォルダ]条件を編集するには、アプリケーションウィンドウの左側にある、「Eメールの検索」フォルダ内にある、対象の[検索フォルダ]を選択し、マウスの右ボタンを押します。そこから[新規検索クエリ]を選択すると、それまでの検索基準が表示されるので、必要な編集を行なった後に[検索フォルダの作成]ボタンを押し、同じ名前で保存すると、条件の編集が完了します。

同様に、この[検索フォルダ]の名前変更や削除を行なう際には、アプリケーションウィンドウの左側にある、「Eメールの検索」フォルダ以下にある、対象のフォルダ上で、マウスの右ボタンを押して行いたいエントリを選択します。

 

メールのプレビュー

MailStoreでは、一般的なメールクライアントソフトウェアと同じようにメール内容のプレビューを表示する機能があります。プレビュー内容を表示するには、メールリストの中から内容を確認したいメールを選択するだけで行えます。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

メールのプレビュー画面の上部にあるメニューには、現在表示しているメールに対して行えるすべての機能が表示されています。

名前を付けて保存...

Windowsフォルダのいずれかに、現在開いているメールを保存するには、[名前を付けて保存...]ボタンをクリックします。保存されるEメールは次のフォーマットで保存が可能です。:

l   RFC822 EML - このファイル形式を選択すると、MailStoreから単体でダブルクリックで開くこともでき、Outlook Expressのようなアプリケーションへドラック&ドロップで移動させることもできます。

l   Outlook MSG - このファイル形式を選択すると、Microsoft OutlookOutlook Express以外)のすべてのバージョンで開いたり、インポートしたりすることができます。

 

印刷

この印刷機能を使うと、現在表示されているEメールの内容が、ヘッダー情報(日付や件名)などの情報も含めて印刷することができます。

Eメール内で検索

現在表示されているメールの本文から文字列を検索するには、この[Eメール内で検索]をクリックします。

インターネットヘッダー...

現在表示されているメールのヘッダー情報(含む、すべてのMIMEパート)を表示するには、この[インターネットヘッダー...]をクリックします。

メッセージのソース

現在表示されているメールのすべてのソース(含む、すべてのMIMEパート)を表示するには、この[メッセージのソース]をクリックします。

削除(削除の権限が付与されている場合に限ります)

アーカイブから現在表示されているメールを削除するには、この[削除]をクリックします。この機能を使用するには、削除の権限が付与されている場合には限られていることに、ご留意ください。