電話やメールは通常1対1でのやり取りですが、メーリングリストには予め複数のメンバーを登録しておきます。
メーリングリストは通常のメールアドレスと一見区別ができませんが、このアドレスへメールを送ると、メーリングリストに予め登録されているメンバー全員にメールが送られます。
またこのメールへ返信すると、返信メールもメンバー全員に送られます。
これで複数同士でメールのやり取りが行えるようになります。
メーリングリストには、誰でも登録し参加できる「公開型」メーリングリストと、参加者のみが投稿できるプライベートな「非公開型」メーリングリストがあります。
今回はメーリングリストの種類別活用例を特集しました！
「公開型」メーリングリストとは、誰でも自由に購読の開始や停止が行えるものを指す場合と、誰でも自由にこのメーリングリストアドレスに対してメール送信を行えるものを指す場合とがあるようです。
自由に購読が行えるメーリングリストには、メールの本文に「SUBSCRIBE メールアドレス」などを入力してメール送信すると、購読を自動的に開始できるタイプのものも多くあります。
管理者の確認を行わなくとも購読が開始できるので、公開型メーリングリストを活用するのにはとても有益な機能です。
では、公開型メーリングリストがどんな用途で利用されているのかをご紹介します。
ホームページや一般に広く公開するお問い合わせ窓口として、メーリングリストアドレスを利用します。
公開しているメールアドレスは覚えやすい方がよいので、例えば service@ドメイン名.co.jp のようなメーリングリストアドレスを公開しておき、複数の関係者をメンバーとして登録しておけばお問い合わせする側にも便利ですし、メンバーが変わった場合であっても公開しているメールアドレスの変更を行う必要がなくなります。
ニュース配信用メディアとしてメーリングリストを活用することもできます。
ユーザーは、配信を希望するメーリングリストへ自身で購読登録するだけなので、管理の手間もかからず簡単に新着情報を必要なユーザーへ届けることができます。
「非公開型」メーリングリストとは、参加者を広く集めるのではなく、特定の人だけで利用するメーリングリストです。
登録には管理者の承認が必要で、登録作業自体も管理者自身が行うのが一般的です。
社内の特定の部署でメンバー間のやり取りをする場合など、身内でのコミュニケーションに適しています。
実際滋賀県で成功事例となっていた活用例だそうですが、企業間で情報交換や交流を行うことを目的としてメーリングリストを活用したそうです。
会員制のメーリングリストを利用することで、機密性や情報の質の向上も図れたそうです。
学校や幼稚園では、行事が頻繁に発生しますが、これを保護者の方にリアルタイムに連絡するにもメーリングリストが便利です。
メールを配送した瞬間に保護者の方の携帯に連絡が到着しますので、重要な連絡事項から、小さな日々の出来事まで、きめ細かな連絡が行えるようになります。
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