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メールアーカイブ〜目的別選定のポイント

メールアーカイブはメールを、社内で通常利用しているメールサーバーとは別の場所へ、送受信メールや添付ファイルを保存しておく仕組み全般を意味して使われているケースがほとんどです。

では、メールアーカイブとして、わざわざメールデータを別の場所へ保管しておく目的は何でしょうか?

メールアーカイブは、実際に複数の目的の為に導入が進んでいます。

メールアーカイブは、目的により、求める機能や選択のポイントが異なってきますので、今回は、こうしたメールアーカイブの用途と具体例、さらに用途別の確認ポイントについて解説します。

ブログ記事

メールアーカイブ1.事後調査を目的としたメールアーカイブ

情報漏えい対策の「事後対処」として注目されるようになったメールアーカイブですが、事後調査に加え、情報の持ち出しや私用メールの抑止といった効果も同時に期待されています。

事後調査としてメールアーカイブを活用する場合には、「確実にメール全てを保管できる仕組み」と「アクセス権の制御」が大きなポイントとなります。



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メールアーカイブ2.アクティブアーカイブ

元々、情報セキュリティ対策やコンプライアンスを目的に注目が集まったメールアーカイブではありますが、何かあった場合の為の保険という目的に加え、せっかくのアーカイブなのだから、戦略的に業務で活用したい、というニーズも当然ながらあります。業務で活用するためのアーカイブをアクティブアーカイブと呼んでいます。

具体的なアクティブアーカイブの例を幾つかご紹介します。

  • メールサーバーの負荷を減らすため、3年以上前のメールはメールサーバーから別のサーバーへ移動させ、ユーザー毎に閲覧できるようにしたい。
  • 社内のメールサーバーがWindowsとLinuxの混合環境である事に加え、SaaSなど、異なるシステムが混在しているため、メールデータを一カ所に集め、エンドユーザーの運用を楽にしたい。
  • 個々のユーザーがメールでやりとりしている「受発注情報」だけを、通常のメールボックスとは別のところに保管しておき、パソコンの故障や業務の引継ぎでも利用したい。

アクティブアーカイブを目的とした場合、事後調査やコンプライアンスを目的としたアーカイブの場合とは、異なるポイントで製品選定を行う必要が出てきます。



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メールアーカイブ3.内部統制を目的としたメールアーカイブ

アーカイブを行う目的として最後にご紹介するのが、内部統制・コンプライアンスです。企業の中にはお客様情報から財務情報まで、社外秘として扱われる情報が多々ありますが、これを企業毎に一定の社内ルールを軸に扱う事をコンプライアンスと呼んでいます。

コンプライアンスを目的とした場合、求められる要件としては、情報セキュリティ要件『CIA』と同様です。

  • 機密性(Confidential):許可された人だけが情報にアクセスでき、それ以外はアクセスできない事
  • 完全性(Integrity):データの内容がオリジナルと同じ内容であり、破損していない事
  • 可用性(Availability):許可された人が、必要な場合に、確実に情報へアクセスできる事

上記の要件を、担当者レベルで実現する事はできません-人為的なミスの可能性が0ではないからです。そこで、上記の要件を基に、製品を選択していく必要が出てきます。



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