海外と取引されている企業は年々増加していますが、平成24年7月に改定された「関税法」でメールの保存が義務付けられた事を知っていますか？
「関税法」による、電子メールの保存期間は次の通りとなります。
輸出入に関連する書類の保存義務は、元々義務付けられていましたが、最近ではメールを使用しないケースの方が少ないのが現状です。
そこでメールについても関税法上明記したのが、今回の改定というわけですね。
具体的な保管方法なども、紙の書類として考えてみると比較的想像しやすいのではないでしょうか。
紙の書類を想像しつつ、どのようにメールを保存しておくべきなのか、システムの視点から考えてみます。
実装やシステムの話をする前に、税関として、どうしてメールの保存を義務付けているのかを考えてみましょう。
これは、納税がきちんと行われているかどうかなど、事後調査を目的にしているのです。
事後調査を目的にしているので、メールの保管は、次の要件を満たさなくてはなりません。
事後調査が目的であれば、提出できる状態には最低限しておく必要があります。
メールを紙で印刷して保存しておくことも、一応許可されてはいるものの、5年分のメールを紙で保管するのが現実的なのかどうかはかなり疑問です。
例えば、メールサーバーのバックアップを取っておく、というのも一つの方法ではあるのでしょうが、提出する事を考えると、全てバックアップからデータをリカバリして提出する、という事が本当にできるのか、という疑問もありますし、そもそもメールをユーザーがパソコンに取り込んでしまったりして、必要なメールがバックアップされていない場合もよくあります。
電子メールの保存は、やり取りした状態のままで保存しておく必要があります。
そのため、メールアーカイブを行う場合であっても、改ざん防止機能や暗号化の有無を確認しておく必要があります。
また、漏れがない仕組みであるかどうかは、メールアーカイブを導入する前に確認しておく必要があります。
例えば、メールアーカイブ製品の中にも、メールをメールボックスへ定期的に受信しに行く事で、アーカイブを行う製品があります。
これはこれで既存の環境を変えずにメールのアーカイブを行える、有効な手段ではあるのですが、これだけでは、エンドユーザーが先にメールを受信した場合など、タイミングによってアーカイブできないメールが出てきてしまいます。
アーカイブの仕組みとしても、複数の方法を実装できるアーカイブ製品が理想的ではないでしょうか。
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アーカイブしたメールの検索については、他社のアーカイブ製品を使っている企業ユーザー様から、ご相談頂く機会が多くあります。
検索機能を謳っている製品であっても、現実には使い物にならないものが多いそうなのです。
7年間分のメールを、検索なしで一つ一つ確認するのは、現実的ではありません。
アーカイブ製品を導入する前に、できることなら20,000〜100,000通くらいのメールから、文字列検索等を行っておくとよいように思います。
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